İhtiyacın belirlenmesi
Derneğin amacı, faaliyet alanı, teşkilat yapısı, mevcut belgeleri ve karşılaştığı sorunlar değerlendirilir.
Dernek Danışmanlığı | DERBİS, Tüzük, Genel Kurul ve Mali Süreç Desteği
You are here:
Dernek danışmanlığı; derneklerin kuruluş hazırlığından tüzük çalışmalarına, organların oluşturulmasından genel kurul süreçlerine, yasal defter ve belge düzeninden DERBİS bildirimlerine kadar uzanan kurumsal ve idari işlemlerinin düzenli yürütülmesini sağlayan danışmanlık hizmetidir.
Lilyum Danışmanlık olarak yalnızca belirli bir işlemin tamamlanmasına değil, derneğin kuruluş amacıyla uyumlu, sürdürülebilir ve denetlenebilir bir yönetim düzenine kavuşmasına odaklanıyoruz. Dernek yönetimiyle birlikte mevcut yapıyı değerlendiriyor; tüzük, üyelik, karar, genel kurul, bildirim, belge ve iç işleyiş süreçlerini birbiriyle bağlantılı biçimde ele alıyoruz.
Üst hizmet
STK Danışmanlığı
Dernek danışmanlığı; Lilyum Danışmanlık’ın dernek, vakıf, sendika, siyasi parti, spor kulübü ve üst kuruluşlara yönelik çalışmalarını kapsayan STK Danışmanlığı hizmetinin uzmanlık alanlarından biridir.
Dernek danışmanlığı hangi çalışmaları kapsar?
Hizmet; yeni dernek kuruluşu, tüzük hazırlanması, mevcut tüzüğün incelenmesi, üyelik işlemleri, yönetim ve denetim kurulu süreçleri, genel kurul hazırlıkları, karar ve belge düzeni, DERBİS bildirimleri, şube ve temsilcilik işlemleri, iç denetim, iktisadi işletme ihtiyacının değerlendirilmesi ve kurumsal yapının güçlendirilmesi çalışmalarını kapsar.
- Kuruluş amacına ve faaliyet modeline uygun tüzük hazırlanması
- Genel kurul, yönetim kurulu ve denetim kurulu süreçlerinin düzenlenmesi
- Üyelik, karar, defter, belge ve arşiv düzeninin kurulması
- DERBİS üzerinden yürütülen beyanname ve bildirim süreçlerinin takibi
- Şube, temsilcilik ve iktisadi işletme ihtiyaçlarının değerlendirilmesi
- Derneğin idari ve kurumsal işleyişinin güçlendirilmesi
Hizmet kapsamı
Dernek danışmanlığı kapsamında neler yapıyoruz?
Derneğin yalnızca resmî işlemlerini değil, karar alma düzenini ve günlük kurumsal işleyişini de birlikte ele alıyoruz.
Dernek kuruluşu ve ön hazırlık
Kurucuların hedeflediği faaliyet alanını, üyelik yapısını, karar alma modelini ve gelecekte kurulması planlanan teşkilat yapısını birlikte değerlendiriyoruz. Dernek adı, merkez adresi, amaç, faaliyet konuları, organlar ve kuruculara ilişkin kuruluş belgelerinin birbiriyle uyumlu hazırlanmasını sağlıyoruz.
Dernek tüzüğünün hazırlanması ve incelenmesi
Tüzüğü yalnızca kuruluşta teslim edilecek bir belge olarak görmüyoruz. Derneğin üyelik şartları, organları, yetki dağılımı, toplantı ve karar yeter sayıları, aidat sistemi, şube yapısı ve sona erme usulleri tüzükte açık biçimde düzenlenir. Mevcut derneklerde ise tüzük hükümlerini fiilî çalışma düzeniyle karşılaştırıyor ve ihtiyaç duyulan değişiklikleri birlikte belirliyoruz.
Üyelik ve üye kayıt düzeni
Üyelik başvurularının alınması, yetkili organ tarafından karara bağlanması, üye kayıtlarının tutulması, üyelikten ayrılma veya çıkarılma süreçleri ile üyelerin genel kurula katılma haklarının doğru belirlenmesi için uygulanabilir bir kayıt düzeni kuruyoruz.
Yönetim ve denetim kurulu işlemleri
Yönetim ve denetim kurullarının görev dağılımını, toplantı düzenini, karar metinlerini ve sorumluluk alanlarını dernek tüzüğüyle birlikte değerlendiriyoruz. Organlarda meydana gelen değişikliklerin karar ve bildirim zincirinin eksiksiz yürütülmesini sağlıyoruz.
Olağan ve olağanüstü genel kurul süreçleri
Genel kurul takviminin oluşturulması, üye ve hazirun listelerinin hazırlanması, çağrı işlemleri, gündem, divan oluşumu, seçimler, karar tutanakları ve genel kurul sonrasındaki bildirimler bir bütün olarak planlanır. Böylece toplantıda alınan kararlarla dernek kayıtları ve resmî bildirimler arasında tutarlılık sağlanır.
Yasal defterler, kararlar ve belge düzeni
Derneğin tutması gereken defterlerin açılış işlemleri, kararların doğru deftere zamanında yazılması, gelir ve gider belgeleri, alındı belgeleri, yetki belgeleri ve saklanması gereken evrak için düzenli bir belge akışı kuruyoruz. Eksik veya birbiriyle çelişen kayıtları tespit ederek düzeltme yöntemini somut duruma göre değerlendiriyoruz.
DERBİS beyanname ve bildirim işlemleri
Dernek beyannamesi, genel kurul sonuç bildirimi, organ değişikliği, yerleşim yeri değişikliği, taşınmaz, yurt dışından yardım alma veya yurt dışına yardım yapma gibi DERBİS üzerinden yürütülen işlemleri ilgili karar ve belgelerle birlikte takip ediyoruz. Bildirimde kullanılan bilgilerle derneğin defter ve dosyalarındaki kayıtların uyumlu olmasına özellikle dikkat ediyoruz.
Şube ve temsilcilik işlemleri
Derneğin farklı şehir veya bölgelerde örgütlenme ihtiyacını tüzük hükümleri, faaliyet modeli ve yönetim kapasitesi bakımından inceliyoruz. Şube veya temsilcilik seçeneklerinin doğuracağı yetki, kayıt, bildirim ve iç denetim ihtiyaçlarını birlikte değerlendiriyoruz.
İç denetim ve kurumsal kontrol
Derneğin faaliyetlerinin tüzük, genel kurul kararları, yönetim kurulu kararları ve iç düzenlemelerle uyumunu inceliyoruz. Denetim kurulunun görevini etkin biçimde yerine getirebilmesi için kontrol başlıkları, raporlama düzeni ve belge inceleme yöntemi oluşturuyoruz.
İktisadi işletme ve mali yapı değerlendirmesi
Derneğin gelir getirici faaliyetlerinin niteliğini, sürekliliğini ve organizasyon yapısını değerlendiriyoruz. İktisadi işletme kurulması gereken durumlarda süreci STK ve mali müşavirlik uzmanlık masalarımızla birlikte ele alıyor; idari yapı ile muhasebe ve vergi düzeninin birbirini tamamlamasını sağlıyoruz.
Hedef kuruluşlar
Dernek danışmanlığı kimler için uygundur?
- Yeni bir dernek kurmak isteyen kurucu gruplar
- Tüzüğünü veya çalışma modelini yenilemek isteyen dernekler
- Genel kurul hazırlığı yapan yönetim kurulları
- Üyelik ve karar kayıtlarını yeniden düzenlemek isteyen dernekler
- DERBİS bildirimlerinin düzenli takibine ihtiyaç duyan kuruluşlar
- Şube veya temsilcilik açmayı planlayan dernekler
- İç denetim ve kurumsallaşma çalışması yapmak isteyen dernekler
- İktisadi işletme kurma ihtiyacını değerlendiren dernekler
- Faaliyet alanını genişletmek veya üst kuruluşa katılmak isteyen dernekler
- Denetim öncesinde kayıt ve belgelerini gözden geçirmek isteyen kuruluşlar
Çalışma yöntemi
Dernek danışmanlığı süreci nasıl ilerler?
Çalışma planını derneğin kuruluş aşamasında veya faaliyette olmasına göre birlikte oluşturuyoruz.
Mevcut durum incelemesi
Tüzük, karar defterleri, üye kayıtları, genel kurul belgeleri, DERBİS bilgileri ve diğer kurumsal kayıtlar incelenir.
Çalışma planının hazırlanması
Eksik işlemler, öncelikler, görev dağılımı ve tamamlanması gereken belge veya bildirimler belirlenir.
Belgelerin ve kararların düzenlenmesi
Tüzük, yönetim kurulu kararları, genel kurul belgeleri, iç düzenlemeler ve gerekli bildirimler hazırlanır.
Uygulama ve takip
Yetkili organların alması gereken kararlar, resmî işlemler ve DERBİS bildirimleri belirlenen sırayla yürütülür.
Süreklilik ve kontrol
Yıllık beyanname, genel kurul, organ değişiklikleri ve diğer dönemsel yükümlülükler için sürdürülebilir takip düzeni kurulur.
Kurumsal bütünlük
Dernek yönetiminde nelere dikkat edilmelidir?
Bir dernekte yalnızca karar alınması yeterli değildir. Kararın yetkili organ tarafından, tüzükte öngörülen usulle ve gerekli toplantı yeter sayıları sağlanarak alınması; doğru deftere yazılması, ilgili belgelerle desteklenmesi ve gerekiyorsa süresi içinde bildirilmesi gerekir.
Özellikle genel kurul, organ değişikliği, üyelik, adres değişikliği, yurt dışı yardımlar, şube işlemleri ve iktisadi faaliyetlerde birbirini izleyen adımların birlikte değerlendirilmesi önem taşır. Sürecin yalnızca bir bölümünün tamamlanması, derneğin kayıtları ile resmî kurum bilgilerinin birbirinden ayrılmasına neden olabilir.
Karar, kayıt ve bildirim birbiriyle uyumlu olmalıdır
Dernek tüzüğü, yetkili organ kararı, defter kaydı, dayanak belge ve DERBİS bildirimi aynı işlemi doğrulayacak biçimde hazırlanmalıdır. Danışmanlık çalışmamızda bu bağlantı zincirini birlikte kontrol ediyoruz.
Dernek danışmanlığı hakkında sık sorulan sorular
Dernek danışmanlığı nedir?
Dernek danışmanlığı; kuruluş, tüzük, üyelik, organlar, genel kurul, yasal defterler, DERBİS bildirimleri, iç denetim ve kurumsal yönetim süreçlerinin düzenli yürütülmesine yönelik uzmanlık hizmetidir.
Dernek kurmadan önce danışmanlık alınması gerekli midir?
Danışmanlık alınması kuruluşun zorunlu şartı değildir. Bununla birlikte derneğin amacı, faaliyet alanı, üyelik yapısı ve gelecekteki teşkilatlanma modeli kuruluş öncesinde doğru planlandığında tüzük değişikliği ve uygulama uyuşmazlığı ihtiyacı azalır.
Dernek tüzüğü neden kuruluşun ihtiyacına göre hazırlanmalıdır?
Tüzük; üyelik şartlarını, dernek organlarını, yetki dağılımını, toplantı ve karar usullerini, aidat sistemini ve teşkilat yapısını belirler. Standart bir metnin doğrudan kullanılması, derneğin gerçek çalışma modeliyle tüzük hükümleri arasında uyumsuzluk oluşturabilir.
Mevcut bir dernek için de danışmanlık alınabilir mi?
Evet. Mevcut derneklerde tüzük, üye kayıtları, karar defterleri, genel kurul belgeleri, DERBİS kayıtları ve iç işleyiş birlikte incelenerek eksikler ve geliştirilmesi gereken alanlar belirlenir.
Genel kurul hazırlığında hangi konular ele alınır?
Genel kurul takvimi, çağrı işlemleri, toplantıya katılma hakkı bulunan üyeler, gündem, hazirun listesi, divan oluşumu, organ seçimleri, karar tutanakları ve toplantı sonrasındaki bildirimler birlikte değerlendirilir.
DERBİS işlemleri dernek danışmanlığına dâhil midir?
Evet. Hizmetin kapsamına göre dernek beyannamesi, genel kurul sonuç bildirimi, organ değişikliği, adres değişikliği, taşınmaz ve yurt dışı yardım bildirimleri gibi DERBİS üzerinden yürütülen işlemler takip edilir.
Dernek kararlarının yalnızca DERBİS’e bildirilmesi yeterli midir?
Hayır. Bildirime konu işlemin öncelikle tüzüğe uygun biçimde yetkili organ tarafından karara bağlanması, doğru deftere kaydedilmesi ve gerekli belgelerle desteklenmesi gerekir. DERBİS bildirimi bu işlem zincirinin yalnızca bir aşamasıdır.
Dernek şube veya temsilcilik açabilir mi?
Derneğin teşkilatlanma imkânı öncelikle tüzük hükümleri ve ilgili kuruluş modeli üzerinden değerlendirilir. Şube ve temsilcilik farklı yetki, yönetim ve bildirim düzenlerine sahip olduğundan tercih, derneğin faaliyet ihtiyacına göre yapılır.
Derneğin iktisadi işletme kurması ne zaman gündeme gelir?
Derneğin gelir getirici faaliyetlerinin niteliği, devamlılığı ve organizasyon yapısı iktisadi işletme ihtiyacını gündeme getirebilir. Değerlendirme, faaliyet modeli ile muhasebe ve vergi düzeni birlikte incelenerek yapılır.
Dernek iç denetimi yalnızca denetim kurulunun görevi midir?
Denetim kurulu, derneğin zorunlu organlarından biri olarak önemli bir denetim görevi yürütür. Bunun yanında derneğin kendi iç kontrol, belge, yetkilendirme ve raporlama düzenini kurması kurumsal yönetimin sürekliliğini güçlendirir.
Dernek danışmanlığı uzaktan yürütülebilir mi?
Belge incelemesi, tüzük ve karar hazırlığı, süreç planlaması ve düzenli danışmanlık çalışmalarının önemli bir bölümü çevrim içi yürütülür. Fiziksel belge veya yerinde inceleme gerektiren durumlar ayrıca planlanır.
Dernek danışmanlığı yalnızca Ankara’daki derneklere mi sunulur?
Hayır. Lilyum Danışmanlık Ankara merkezli olmakla birlikte dernek danışmanlığı hizmetini Türkiye genelindeki kuruluşlara çevrim içi çalışma ve belge paylaşımı yöntemleriyle sunar.
Derneğiniz için düzenli ve sürdürülebilir bir çalışma sistemi kuralım
Kuruluş, tüzük, genel kurul, karar düzeni, DERBİS bildirimleri veya kurumsallaşma ihtiyacınızı birlikte inceleyelim; derneğinizin yapısına uygun çalışma planını oluşturalım.