Yayınlanma tarihi: · Son güncellenme tarihi:
Dernek işletme defteri örnek monografisi; gelir ve gider belgelerinin hangi tarihte, hangi tutarla ve hangi açıklamayla kaydedileceğini, borçların gelirden nasıl ayrılacağını ve yıl sonunda EK-16 İşletme Hesabı Tablosunun nasıl dengeleneceğini uygulamalı olarak gösterir. Aşağıdaki örnek, işletme hesabı esasına göre defter tutan ve kendisine bağlı iktisadi işletmesi bulunmayan varsayımsal bir dernek için hazırlanmıştır.
Dernek kayıt düzenini birlikte kontrol edelim
İşletme hesabı defteri, gelir ve gider belgeleri, dönem sonu tablosu ve DERBİS süreçlerinin birbiriyle uyumlu yürütülmesi için STK danışmanlığı hizmetimizi inceleyebilirsiniz.
Dernek işletme hesabı defteri nedir?
İşletme hesabı defteri, işletme hesabı esasına tabi bir derneğin adına alınan gelirler ile yapılan giderlerin açık ve düzenli biçimde kaydedildiği defterdir. Dernekler Yönetmeliği, derneklerin kural olarak işletme hesabı esasına göre defter tutmasını; kamu yararına çalışan dernekler, ilgili yıllık brüt gelir haddini aşan dernekler ve bilanço esasını seçen dernekler bakımından ise bilanço esasını düzenler. Parasal had her yıl yeniden değerleme nedeniyle değişebildiğinden, bu rehberde sabit bir geçiş tutarı verilmemiştir.
İşletme hesabı esasına göre kayıt tutan dernek, hesap dönemi sonunda Dernekler Yönetmeliği eki EK-16 biçiminde İşletme Hesabı Tablosu düzenler. Bu tabloda önceki yıldan devreden değerler, dönem gelir ve giderleri, alınan borçlar ile dönem sonu kasa, banka ve alacak mevcudu birlikte gösterilir.
İşletme hesabı kaydı ile yevmiye kaydı aynı şey değildir
İşletme hesabı defterinde gelir ve giderler tek taraflı bir kayıt düzeninde izlenir. Bilanço esasındaki derneklerde ise Yevmiye Defteri ve Büyük Defter tutulur; kayıtlar Vergi Usul Kanunu ile Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri çerçevesinde çift taraflı muhasebe mantığıyla yapılır. Bu nedenle işletme hesabı defteri örneğine 100 Kasa, 102 Bankalar veya 770 Genel Yönetim Giderleri gibi hesap kodları eklemek doğru değildir.
Terim uyarısı
Bu sayfadaki tablolar “yevmiye kaydı” değil, işletme hesabı defteri kayıt örnekleridir. Derneğin kendisine bağlı bir iktisadi işletmesi varsa iktisadi işletmenin vergi ve defter düzeni ayrıca değerlendirilir.
Örnek olay ve başlangıç bilgileri
Doğa Dostları Derneği işletme hesabı esasına göre defter tutmaktadır. Derneğin iktisadi işletmesi yoktur. Aşağıdaki kişi ve belge numaraları tamamen örnek amacıyla oluşturulmuştur.
| Başlangıç kalemi | Tutar | Açıklama |
|---|---|---|
| Kasa mevcudu | 2.000 TL | Önceki yıldan devreden kasa |
| Banka mevcudu | 10.000 TL | Önceki yıldan devreden banka |
| Yönetim kurulu başkanına borç | 3.000 TL | Önceki yıldan devreden borç |
Önceki yıldan devreden kasa ve banka, yeni yılın günlük gelir satırlarına yeniden yazılmaz. Aynı şekilde başkana olan 3.000 TL borç da yeni yıl gideri değildir. Bu değerler dönem sonu EK-16 İşletme Hesabı Tablosunda devreden değerler olarak dikkate alınır.
Örnek gelir kayıtları
| Sıra | Tarih | Belge | Açıklama | Gelir türü | Tutar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 5 Ocak 2026 | Banka hesap özeti | 15 üyenin yıllık aidat ödemesi | Üye ödentileri | 15.000 TL |
| 2 | 10 Ocak 2026 | A-000101 alındı belgesi | Dernek merkezinde nakden alınan bağış | Bağış gelirleri | 5.000 TL |
| 3 | 15 Ocak 2026 | Banka dekontu | Dernek banka hesabına yapılan bağış | Bağış gelirleri | 25.000 TL |
| Dönem gelirleri toplamı | 45.000 TL | ||||
Bankadan tahsil edilen 15.000 TL aidat ile 25.000 TL bağış için banka dekontu veya hesap özeti alındı belgesi yerine geçer. Bu tahsilatlar için ayrıca alındı belgesi düzenlenmesi, aynı gelirin iki belgeyle izlenmesine ve mükerrer kayıt riskine yol açar. Nakden alınan 5.000 TL bağış için ise usulüne uygun alındı belgesi düzenlenmiştir.
Örnek gider kayıtları
Örnekte dernek merkezi gerçek bir kişiden kiralanmıştır. Aylık brüt kira 10.000 TL, gelir vergisi kesintisi yüzde 20 ve kiralayana ödenecek net tutar 8.000 TL’dir. Oran, GİB’in güncel dernek ve vakıf vergilendirme rehberindeki gerçek kişi işyeri kirası örneğine dayanır.
| Sıra | Tarih | Belge | Açıklama | Gider türü | Tutar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 1 Şubat 2026 | Kira sözleşmesi ve banka dekontu | Brüt 10.000 TL işyeri kirası; 8.000 TL kiralayana ödendi, 2.000 TL vergi kesintisi yapıldı | Genel giderler | 10.000 TL |
| 2 | 10 Şubat 2026 | GİB202600000021 fatura | KDV dâhil kırtasiye malzemesi, banka yoluyla ödendi | Genel giderler | 2.400 TL |
| 3 | 1 Mart 2026 | GİB202600000078 fatura | KDV dâhil dizüstü bilgisayar, banka yoluyla ödendi ve yardımcı demirbaş listesine alındı | Diğer giderler | 12.000 TL |
| 4 | 15 Nisan 2026 | EK-14 Ayni Yardım Teslim Belgesi ve alım faturası | İhtiyaç sahiplerine teslim edilen gıda paketleri | Amaç ve hizmet giderleri – Hayır yardımları | 4.000 TL |
| 5 | 20 Aralık 2026 | GİB202600001204 fatura | Aralık ayı iletişim hizmeti; fatura yıl sonuna kadar ödenmedi | Genel giderler | 1.200 TL |
| Dönem giderleri toplamı | 29.600 TL | ||||
Kira stopajı neden ayrıca ikinci kez gider yazılmadı?
Brüt kira gideri 10.000 TL’dir. Bunun 8.000 TL’si kiralayana ödenmiş, 2.000 TL’si ise dernek tarafından vergi sorumlusu sıfatıyla kesilmiştir. Kesilen tutarın vergi dairesine ödenmesi, daha önce 10.000 TL olarak kaydedilen kira giderinin ikinci kez gider yazılması anlamına gelmez; vergi borcunun kapatılmasıdır.
KDV neden ayrıca indirim konusu yapılmadı?
Örnek derneğin iktisadi işletmesi ve bu işlemler bakımından KDV mükellefiyeti bulunmadığı varsayılmıştır. Bu nedenle kırtasiye ve bilgisayar faturalarındaki indirilemeyen KDV, toplam gider veya edinme maliyetinin içinde izlenmiştir. “Bütün dernekler hiçbir durumda KDV mükellefi değildir” şeklinde genel bir sonuç çıkarılamaz; derneğe ait veya bağlı iktisadi işletmenin işlemleri ayrıca vergilendirilebilir.
Ödenmemiş iletişim faturası nasıl gösterildi?
20 Aralık tarihli 1.200 TL’lik fatura, Aralık 2026 dönemine ait belgeli bir gider ve aynı zamanda 31 Aralık 2026 tarihindeki satıcı borcudur. Tutar, yukarıdaki gider kayıtları tablosunda ayrı satır olarak ve 29.600 TL’lik dönem giderleri toplamının içinde gösterilmiştir. EK-16 örneğinde ise 10.000 TL kira ve 2.400 TL kırtasiye gideriyle birlikte “Genel Giderler” kalemini 13.600 TL’ye; üyeden alınan 5.000 TL borçla birlikte “Alınan Borçlar” kalemini 6.200 TL’ye ulaştırır. Böylece aynı tutar iki kez gider yazılmaz: sol tarafta dönemin giderini, sağ tarafta henüz ödenmemiş borcun kaynağını açıklar. 2027 yılında ödeme yapıldığında iletişim gideri yeniden kaydedilmez; yalnız borç ve banka mevcudu azaltılır.
Gelir veya gider olmayan para hareketleri
| Tarih | İşlem | Tutar | Doğru uygulama |
|---|---|---|---|
| 11 Ocak 2026 | Kasadaki bağışın bankaya yatırılması | 5.000 TL | İkinci bir gelir değildir. Kasa azalır, banka artar; yardımcı kasa–banka takibinde izlenir. |
| 31 Mayıs 2026 | Bir üyeden banka yoluyla borç alınması | 5.000 TL | Gelir değildir. Banka mevcudunu ve “Alınan Borçlar” tutarını artırır. Borçlanma, tüzükteki usule ve yetkili organ kararına dayanmalıdır. |
| 10 Haziran 2026 | Önceki yıldan devreden başkan borcunun ödenmesi | 3.000 TL | Yeni bir gider değildir. Önceki yıldan devreden borcu ve banka mevcudunu azaltır. |
| 26 Şubat 2026 | Kesilen kira stopajının vergi dairesine ödenmesi | 2.000 TL | Kira 10.000 TL brüt tutarla daha önce giderleştirildiği için ikinci bir gider kaydı yapılmaz; vergi borcu kapatılır. |
EK-16 İşletme Hesabı Tablosu örneği
Dönem sonunda kasa 2.000 TL, banka 28.600 TL’dir. Mevcut alacak bulunmamaktadır. Alınan borçlar; üyeden alınan 5.000 TL borç ile ödenmemiş 1.200 TL iletişim faturası olmak üzere 6.200 TL’dir.
| Gider ve mevcutlar | Tutar | Gelir ve kaynaklar | Tutar |
|---|---|---|---|
| Önceki yıldan devreden borç | 3.000 TL | Önceki yıldan devreden gelir – Kasa | 2.000 TL |
| Genel giderler Kira 10.000 TL + kırtasiye 2.400 TL + ödenmemiş iletişim faturası 1.200 TL |
13.600 TL | Önceki yıldan devreden gelir – Banka | 10.000 TL |
| Amaç ve hizmet giderleri – Hayır yardımları | 4.000 TL | Üye ödentileri | 15.000 TL |
| Diğer giderler | 12.000 TL | Diğer bağış ve yardımlar – Bağış gelirleri | 30.000 TL |
| Mevcut kasa | 2.000 TL | Alınan borçlar Üyeden alınan borç 5.000 TL + ödenmemiş iletişim faturası nedeniyle satıcı borcu 1.200 TL |
6.200 TL |
| Mevcut banka | 28.600 TL | Diğer gelirler | 0 TL |
| Mevcut alacaklar | 0 TL | Finansal gelirler | 0 TL |
| Gider genel toplamı | 63.200 TL | Gelir genel toplamı | 63.200 TL |
| Kontrol edilen toplam | Hesaplama | Sonuç |
|---|---|---|
| Genel giderler | 10.000 + 2.400 + 1.200 | 13.600 TL |
| Dönem giderleri | 13.600 genel gider + 4.000 amaç ve hizmet gideri + 12.000 diğer gider | 29.600 TL |
| Alınan borçlar | 5.000 üyeden alınan borç + 1.200 satıcı borcu | 6.200 TL |
| Dönem sonu mevcutları | 2.000 kasa + 28.600 banka + 0 alacak | 30.600 TL |
| Gider tarafı genel toplamı | 3.000 önceki yıldan devreden borç + 29.600 dönem gideri + 30.600 mevcutlar | 63.200 TL |
| Gelir tarafı genel toplamı | 12.000 önceki yıldan devreden gelir + 45.000 dönem geliri + 6.200 alınan borçlar | 63.200 TL |
Banka mevcudu kontrolü
- Açılış banka mevcudu: 10.000 TL
- Bankaya giren aidat, bağış, kasadan aktarım ve borç: 50.000 TL
- Bankadan çıkan kira, stopaj, kırtasiye, bilgisayar, yardım ve eski borç: 31.400 TL
- Dönem sonu banka mevcudu: 10.000 + 50.000 − 31.400 = 28.600 TL
Bu tablo, EK-16’nın bütün satırlarını yeniden üretmek yerine örnekte hareket gören kalemleri göstermektedir. Yayımlama veya resmî sunum aşamasında İçişleri Bakanlığının güncel EK-16 formu esas alınmalıdır.
Dernek işletme defterinde yanlış kayıt nasıl düzeltilir?
İşletme hesabı defterindeki yanlış rakam veya yazı silinmez ve okunamaz hâle getirilmez. Yanlış kayıt okunabilecek biçimde tek çizgiyle çizilir; doğru bilgi üstüne, yanına veya ilgili bölüme yazılır. Yanlış kaydı çizen kişi düzeltmeyi paraflar. Parafın her durumda yönetim kurulu başkanı tarafından atılması gerektiğine ilişkin genel bir kural yoktur.
Yanlış düzeltme örneği
2.400 TL’lik kırtasiye giderini 24.000 TL yazdıysanız rakamı kazımayın, silmeyin veya kapatıcı kullanmayın. 24.000 TL okunacak biçimde çizilir, yanına 2.400 TL yazılır ve düzeltmeyi yapan kişi paraflar.
Kayıt düzeninde dikkat edilmesi gereken noktalar
-
Belge ile para hareketini eşleştirin
Alındı belgesi, banka dekontu, fatura, gider makbuzu, bordro ve teslim belgeleri kendi tarih ve tutarlarıyla dosyalanmalıdır.
-
Kayıt süresini geciktirmeyin
İşlemler günlük kaydedilir. Gelir ve gider kayıtları muhasebe düzenini bozmayacak sürede ve kural olarak on günü aşmadan işlenir. Yetkili amirlerin imza veya parafını taşıyan muhasebe fişi ve bordro düzeni kullanılıyorsa esas deftere intikal süresi kırk beş günü aşamaz.
-
Borcu gelirle karıştırmayın
Borç, para girişine neden olsa da faaliyet geliri değildir. Aynı şekilde borç geri ödemesi, daha önce kaydedilmiş giderin tekrar giderleştirilmesi değildir.
-
Kasa–banka aktarımını mükerrer kaydetmeyin
Nakit bağış tahsil edildiğinde gelir doğar. Aynı paranın sonradan bankaya yatırılması yeni bir gelir oluşturmaz.
-
Vergi sorumluluğunu ayrıca kontrol edin
Dernek tüzel kişiliğinin gelir veya kurumlar vergisi mükellefi olmaması, yaptığı ödemeler üzerinden vergi kesintisi yükümlülüğü bulunmayacağı anlamına gelmez.
-
İktisadi işletmeyi ayrı değerlendirin
Devamlı ve bedel karşılığı ticari, sınai veya zirai faaliyet, derneğe ait veya bağlı iktisadi işletme doğurabilir. Bu işletmenin vergi, belge ve defter düzeni dernek tüzel kişiliğinin işletme hesabı defterinden ayrıdır.
Tamamlayıcı hizmetler
Sık sorulan sorular
Dernek işletme hesabı defteri ile yevmiye defteri aynı mıdır?
Hayır. İşletme hesabı defteri gelir ve giderlerin açık ve düzenli izlendiği tek taraflı kayıt düzenidir. Yevmiye defteri ise bilanço esasındaki çift taraflı muhasebe kayıtlarının tarih sırasıyla yazıldığı defterdir.
Bankaya gelen bağış için alındı belgesi düzenlenir mi?
Banka tarafından düzenlenen dekont veya hesap özeti alındı belgesi yerine geçer. Bankadan tahsil edilmiş aynı gelir için ayrıca alındı belgesi düzenlenmez.
Nakden alınan bağış nasıl belgelenir?
Nakden tahsil edilen dernek geliri için usulüne uygun alındı belgesi düzenlenir ve tahsilat işletme hesabı defterinin gelir bölümüne kaydedilir.
Derneğin aldığı borç gelir midir?
Hayır. Borç, kasa veya banka mevcudunu artırır fakat faaliyet geliri oluşturmaz. Dönem sonunda EK-16 tablosundaki “Alınan Borçlar” bölümünde izlenir.
Derneğin borç ödemesi gider midir?
Borcu doğuran gider önceki dönemde veya daha önce kaydedilmişse borcun anapara ödemesi yeni bir gider değildir. Ödeme, mevcut parayı ve ilgili borcu azaltır.
Kasadaki paranın bankaya yatırılması yeniden gelir yazılır mı?
Hayır. Bu işlem derneğin kendi mevcudu içindeki bir aktarımdır. Para ilk tahsil edildiğinde gelir kaydedilir; bankaya yatırıldığında ikinci kez gelir yazılmaz.
Ödenmemiş fatura dönem sonunda nasıl gösterilir?
Döneme ait belgeli gider ilgili gider türüne alınır; ödenmemiş tutar EK-16’da alınan borçlar içinde izlenir. Örnekteki 1.200 TL iletişim faturası, 13.600 TL genel giderler ile 6.200 TL alınan borçlar toplamlarının içinde ayrı ayrı açıklanmıştır. Sonraki dönemde ödeme yapıldığında aynı tutar yeniden gider yazılmaz.
Dernek giderindeki KDV ayrıca gösterilir mi?
Derneğin ilgili işlem bakımından KDV indirim hakkı yoksa indirilemeyen KDV toplam gider veya maliyet içinde izlenir. Derneğe ait veya bağlı iktisadi işletmenin KDV durumu ayrıca değerlendirilir.
Gerçek kişiye ödenen işyeri kirasında stopaj var mıdır?
Dernek, Gelir Vergisi Kanunu’nun 94. maddesi kapsamındaki gerçek kişi işyeri kira ödemesinde vergi kesintisi yapmakla yükümlüdür. Kiralayanın hukuki ve vergisel niteliği belirlenmeden aynı sonuç her kira ödemesine uygulanmamalıdır.
Yanlış işletme defteri kaydı silinebilir mi?
Hayır. Yanlış kayıt okunacak biçimde çizilir, doğrusu üstüne veya yanına yazılır ve düzeltmeyi yapan kişi tarafından paraflanır. Kayıt kazınamaz, silinemez veya okunamaz hâle getirilemez.
İşletme hesabı defteri kayıtları kaç gün içinde yapılmalıdır?
İşlemler günlük kaydedilir. Gelir ve gider kayıtları muhasebe düzenini bozmayacak bir süre içinde ve kural olarak on günden fazla geciktirilmeden işlenir. Usulüne uygun muhasebe fişi ve bordro düzeninde esas deftere intikal süresi kırk beş günü aşamaz.
İşletme Hesabı Tablosu ne zaman düzenlenir?
İşletme hesabı esasına göre kayıt tutan dernekler, hesap dönemi sonunda 31 Aralık itibarıyla Dernekler Yönetmeliği eki EK-16 biçiminde İşletme Hesabı Tablosu düzenler.
Demirbaş defteri tutmak zorunlu mudur?
Güncel resmî açıklamada işletme hesabı esasındaki dernekler bakımından Demirbaş Defteri zorunlu defter olarak gösterilmemektedir. Buna rağmen bilgisayar, klima ve mobilya gibi varlıkların yardımcı demirbaş listesiyle izlenmesi iç kontrol bakımından yararlıdır.
Derneğin iktisadi işletmesi aynı defteri kullanabilir mi?
Hayır. Derneğe ait veya bağlı iktisadi işletmenin vergisel mükellefiyeti, belge düzeni ve tutulacak defterleri ayrıca yürütülür; dernek tüzel kişiliğinin işletme hesabı defteriyle birleştirilmez.
Resmî kaynaklar
- 5253 sayılı Dernekler Kanunu Gelir ve giderlerde belge düzeni ile dernek defterlerine ilişkin temel hükümler.
- Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü – Derneklerin Defter Tutma İşlemleri Defter tasdiki, kayıt süresi, yanlış kayıtların düzeltilmesi ve gelir–gider belgeleri.
- Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü – Bildirim ve Ekler EK-13, EK-14, EK-15, EK-16 ve EK-17 dâhil güncel resmî form bağlantıları.
- Gelir İdaresi Başkanlığı – Dernek ve Vakıfların Vergilendirilmesi Rehberi Derneklerin vergi kesintisi sorumluluğu, gerçek kişiden kiralanan işyerinde stopaj ve iktisadi işletme ayrımı.
