Yayınlanma tarihi: · Son güncellenme tarihi:
Dernek işletme defteri nasıl tutulur sorusunun doğru cevabı; yalnız gelir ve giderleri alt alta yazmaktan ibaret değildir. Defterin kullanılmadan önce onaylatılması, her kaydın uygun belgeye dayanması, işlemlerin süresinde işlenmesi, belgelerle kayıtların birbirini izlemesi ve yıl sonunda EK-16 İşletme Hesabı Tablosu ile dönemin kapatılması gerekir.
Dernek işletme hesabı defterinin temel kuralları
- İşletme hesabı defteri, karşılıklı sayfalardaki “Gelirler” ve “Giderler” bölümlerinden oluşur.
- Her belgeye ait bilgiler ayrı bir satıra yazılır; kayıt ve belgeler birbirini izleyecek şekilde numaralandırılır.
- İşlemler kural olarak günlük kaydedilir. Gelir ve gider kayıtları genel durumda 10 günden fazla geciktirilemez.
- Yetkili amirlerin imza veya parafını taşıyan muhasebe fişi ve bordro gibi belgelere dayalı sürekli sistemde esas deftere aktarım 45 günü geçemez.
- Hesap dönemi sonunda EK-16 İşletme Hesabı Tablosu deftere yazılır ve dönem kapatılır.
- İşletme hesabı defteri, bilanço esasındaki yevmiye defteriyle aynı kayıt sistemi değildir.
Dernek işletme defteri nedir?
İşletme Hesabı Defteri, işletme hesabı esasına tabi dernek adına alınan gelirlerin ve yapılan giderlerin açık ve düzenli biçimde kaydedildiği zorunlu defterdir. 2007/2 sayılı Tebliğ’e göre defter, karşılıklı sayfalarda bulunan “Gelirler” ve “Giderler” adlı iki bölüm hâlinde tutulur. Gelirler gelir bölümüne, giderler gider bölümüne yazılır ve her satırda bir belgeye ait bilgiler gösterilir.
Bu defter, çift taraflı muhasebe kaydı yapılan yevmiye defteri değildir. Yevmiye defteri; bilanço esasına göre defter tutan derneklerin, Vergi Usul Kanunu ve Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri çerçevesinde kullandığı ayrı bir defterdir. Bu nedenle işletme hesabı defterindeki gelir–gider satırlarına “borç” ve “alacak” taraflı yevmiye maddesi mantığı uygulanmaz.
Hangi dernekler işletme hesabı defteri tutar?
Dernekler kural olarak işletme hesabı esasına göre defter tutar. Kamu yararına çalışma statüsü bulunan dernekler ile yıllık brüt geliri Yönetmelikteki güncel haddi aşan dernekler, takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına geçer. İşletme hesabı esasındaki bir dernek, parasal haddi aşmasa da yönetim kurulu kararıyla bilanço esasını seçebilir.
Dernekler Yönetmeliği’nin 101. maddesindeki artış yöntemi ile 2025 yılı için ilan edilen yüzde 25,49 yeniden değerleme oranı birlikte uygulandığında, 2026 yılı yıllık brüt gelir haddi 13.035.178 TL’dir. Buna göre 2026 yılı brüt geliri bu tutarı aşan dernek, diğer zorunluluklar saklı kalmak üzere 2027 hesap döneminden itibaren bilanço esasına geçer. 2025 yılı brüt gelirinin 10.387.424 TL’yi aşması ise 2026 döneminde bilanço esasına geçiş bakımından değerlendirilir.
| Gelirin elde edildiği yıl | Yıllık brüt gelir haddi | Haddin aşılmasının sonucu |
|---|---|---|
| 2024 | 7.216.997 TL | 2025 hesap döneminde bilanço esası |
| 2025 | 10.387.424 TL | 2026 hesap döneminde bilanço esası |
| 2026 | 13.035.178 TL | 2027 hesap döneminde bilanço esası |
Şubeler ve iktisadi işletmeler için ayrım
Merkez dernek bilanço esasına göre defter tutuyorsa şubeleri de aynı esası uygular. Derneğe bağlı bir iktisadi işletme varsa iktisadi işletmenin ticari kayıtları, dernek tüzel kişiliğinin işletme hesabı defterinden ayrı olarak vergi mevzuatına göre tutulur.
Dernek işletme defteri nasıl onaylatılır?
Elektronik ortamda tutulmasına ilişkin özel düzenleme kapsamındaki defterler hariç olmak üzere, tutulması zorunlu defterler kullanılmaya başlanmadan önce sivil toplumla ilişkiler il müdürlüğüne veya notere onaylatılır. İşletme hesabı defteri sayfaları bitene kadar kullanılabilir; her yıl ara tasdik yaptırılmaz.
Defterin tasdiksiz kullanılması, yalnız şekle ilişkin küçük bir eksiklik değildir. 5253 sayılı Dernekler Kanunu’nun 32. maddesinde, tutulması gereken defter veya kayıtların tutulmaması ve tasdiksiz defter kullanılması için yaptırım öngörülmüştür. Bu nedenle yeni deftere ilk kayıt düşülmeden önce onay işlemi tamamlanmalıdır.
Dernek işletme defteri nasıl doldurulur?
Sağlıklı bir kayıt düzeni, işlemden yıl sonu tablosuna kadar kesintisiz bir belge zinciri kurar.
-
İşlemin niteliğini belirleyin
İşlemin aidat, bağış, yardım, kira geliri, genel gider, personel gideri, amaç ve hizmet gideri, borçlanma veya kasa–banka aktarımı olup olmadığını ayırın. Her para hareketi gelir veya gider değildir.
-
Dayanak belgeyi kontrol edin
Gelirde alındı belgesi veya banka belgesini; giderde işlemin niteliğine uygun fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu, gider pusulası, gider makbuzu veya banka belgesini doğrulayın.
-
Doğru bölümü seçin
Gelir belgesini defterin gelirler bölümüne, gider belgesini giderler bölümüne yazın. Bir belgeye ait bilgileri tek satırda ve ilgili sütunlarda gösterin.
-
Tarih ve belge bilgilerini eksiksiz yazın
Kayıt sıra numarası, kayıt tarihi, belgenin tarih ve numarası, işlemin açıklaması ve tutarı arasında açık bir bağ kurun. Açıklama, yalnız “gider” veya “bağış” demekle yetinmemeli; işlemi denetlenebilir biçimde tanımlamalıdır.
-
Belgeleri kayıt sırasına göre dosyalayın
Belgeleri, defterdeki kayıt sırasını izleyecek biçimde numaralandırın ve dosyalayın. Banka hareketi varsa dekont veya hesap özeti ile asıl işlem belgesini birlikte muhafaza edin.
-
Kasa, banka, alacak ve borçları izleyin
İşletme hesabı defteri gelir ve gider hareketlerini gösterirken dönem sonu EK-16; mevcut kasa, banka, alacak ve borçların da mutabakatını gerektirir. Bu kalemler için yardımcı çizelgeler tutulması uygulamada denetimi kolaylaştırır.
-
Dönemi EK-16 ile kapatın
Yıl sonunda İşletme Hesabı Tablosunu düzenleyin, toplamları varlık ve kaynak kalemleriyle mutabık hâle getirin ve tabloyu deftere yazarak hesap dönemini kapatın. Yeni yılda kayıt sıra numarasını yeniden 1’den başlatın.
Basit gelir ve gider kayıt örneği
Aşağıdaki tablo, sütun mantığını göstermek için hazırlanmış sınırlı bir örnektir. Kullanılan basılı veya onaylı formdaki sütun adları esas alınmalıdır.
| Bölüm | Kayıt tarihi | Belge | Açıklama | Tutar |
|---|---|---|---|---|
| Gelirler | 05.01.2026 | Alındı belgesi | 2026 yılı üye aidatı tahsilatı | 3.000 TL |
| Gelirler | 12.01.2026 | Banka dekontu | Banka hesabına yapılan nakdî bağış | 10.000 TL |
| Giderler | 18.01.2026 | Fatura ve banka dekontu | Dernek faaliyetlerinde kullanılmak üzere kırtasiye alımı | 1.200 TL |
Kasa ile banka arasındaki aktarımı gelir veya gider yazmayın
Derneğin kendi kasasından kendi banka hesabına para yatırması yeni bir gelir oluşturmaz; bankadan kasaya para çekilmesi de yeni bir gider değildir. Bu hareketler kasa ve banka mevcutları arasında aktarım olarak izlenmelidir. Aksi hâlde aynı para ikinci kez gelir veya gider gibi görünür.
Dernek işletme defterine kayıt ne zaman yapılır?
İşlemler kural olarak günlük kaydedilir. Gelir ve gider kayıtları; işin hacmine ve gereklerine uygun, muhasebe düzeni ile güvenliğini bozmayacak süre içinde yapılmalı ve 10 günden fazla geciktirilmemelidir. Bu nedenle “defter ayda bir topluca güncellenebilir” şeklinde genel bir kural yoktur.
Kayıtlarını sürekli olarak muhasebe fişleri ve bordro gibi yetkili amirlerin imza veya parafını taşıyan belgelere dayanarak tutan derneklerde, işlemin bu belgelere kaydedilmesi deftere işlenmiş sayılır. Buna rağmen esas deftere aktarım 45 günü geçemez. Defter denetim amacıyla istenirse 45 günlük sürenin dolması beklenmeden kayıtların tamamlanması gerekir.
Dernek gelir ve giderleri hangi belgelere dayanır?
| İşlem | Temel belge | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Elden gelir tahsilatı | Dernek gelirleri alındı belgesi | Tahsilatı yapan kişinin geçerli yetki belgesi bulunmalıdır. |
| Banka yoluyla gelir tahsilatı | Banka dekontu veya hesap özeti | Banka belgesi, alındı belgesi yerine geçebilir; gönderen ve açıklama bilgileri açık olmalıdır. |
| Mal veya hizmet alımı | Fatura, perakende satış fişi veya serbest meslek makbuzu | Banka dekontu ödemenin kanıtıdır; alınması gereken faturanın yerine geçmez. |
| Belge düzeni dışında kalan ödeme | Gider pusulası, gider makbuzu veya mevzuatın kabul ettiği banka belgesi | Belge türü, ödemenin niteliği ve vergi yükümlülükleri birlikte değerlendirilmelidir. |
| Aynî bağış veya yardım | Yönetmelikteki aynî bağış ve yardım belgeleri | Malın cinsi, miktarı, değeri ve teslim bilgileri açıkça gösterilmelidir. |
Alındı ve harcama belgelerinin saklama süresi, özel kanunlarda daha uzun süre öngörülmedikçe 5253 sayılı Kanun uyarınca beş yıldır. Denetim ve dönem sonu mutabakatı bakımından banka ekstreleri, sözleşmeler, yönetim kurulu kararları ve yardımcı çizelgeler de ilgili işlem dosyasında saklanmalıdır.
Özellikli işlemler işletme hesabında nasıl izlenir?
Üye aidatı
Tahsil edilen aidat, gelir bölümünde aidat geliri olarak kaydedilir. Henüz tahsil edilmemiş aidat, kasaya veya bankaya girmiş gelir gibi gösterilmemeli; üyelik ve aidat takibi ile yıl sonu alacakları kendi niteliğine uygun biçimde izlenmelidir.
Nakdî bağış
Elden alınan nakdî bağış için alındı belgesi düzenlenir. Banka aracılığıyla yapılan bağışta dekont veya hesap özeti alındı belgesi yerine geçebilir. Yurt dışından alınan nakdî yardımlarda ise 5253 sayılı Kanun’un 21. maddesindeki ön bildirim ve banka aracılığıyla alma kuralları ayrıca dikkate alınır.
Alınan borç
Derneğin üyeden veya üçüncü kişiden aldığı borç, aidat veya bağış geliri değildir. Para, kasa ya da banka mevcudunu artırırken aynı zamanda derneğin borcunu doğurur. Borçlanmanın tüzükteki usule ve yetkili organ kararına dayanması, dönem sonunda da EK-16 içindeki borç kalemleriyle mutabık olması gerekir.
Ödenmemiş gider ve satıcı borcu
Döneme ait olup henüz ödenmemiş belge, ödeme yapılmış gibi kasa veya banka çıkışı yaratmaz. Bununla birlikte işlemin gider niteliği, belge tarihi, dönemsellik ve satıcı borcu birlikte değerlendirilerek işletme hesabı kayıtları ile EK-16 arasında tutarlı bir iz kurulmalıdır. Her belge için fatura tarihi ile ödeme tarihinden istenilenin seçilebileceğine ilişkin genel bir serbestlik yoktur. Bu tür işlemler, somut belgenin niteliğine göre ayrıca değerlendirilmelidir.
Demirbaş alımı
Bilgisayar, mobilya veya klima gibi uzun süre kullanılacak kıymetler, gider belgesinin yanı sıra demirbaş takibine de konu edilir. İşletme hesabı esasındaki dernekler için Demirbaş Defteri zorunlu defterler arasında sayılmasa da edinme tarihi, edinme şekli, kullanım yeri ve kayıttan düşme bilgisinin düzenli tutulması mali kontrolü güçlendirir.
Kira, personel ve vergi ödemeleri
Kira sözleşmesi, kiraya verenin hukuki statüsü ve ödemenin brüt veya net oluşu kontrol edilmeden yalnız “kira gideri” yazılması yeterli değildir. Personel ödemelerinde bordro; net ücret, SGK ve vergi tahakkukları ile fiilî ödemeler arasında mutabakat kurulmalıdır. Vergi kesintileri ve işveren yükümlülükleri, işlemin özelliğine göre ayrıca değerlendirilir.
Derneğe bağlı iktisadi işletme
Dernek tüzel kişiliğinin olağan faaliyet kayıtları ile iktisadi işletmenin ticari kayıtları birbirine karıştırılmamalıdır. İktisadi işletme, vergi mevzuatı uyarınca ayrı defter, belge, beyan ve KDV yükümlülüklerine tabi olabilir.
Dernek işletme defteri bilgisayarda tutulabilir mi?
Kayıtlar bilgisayarda hazırlanabilir; ancak onaysız bir Excel veya Word dosyası tek başına resmî işletme hesabı defteri değildir. Form veya sürekli form kullanılacaksa sayfalar kullanılmadan önce numaralandırılmalı ve il müdürlüğüne ya da notere onaylatılmalıdır. Kayıtlar onaylı yüzlere yazdırılmalı, yaprakların sırası korunmalı ve kullanılan yapraklar bir araya getirilerek defter biçiminde saklanmalıdır.
DERBİS üzerinden beyanname veya bildirim gönderilmesi de işletme hesabı defterinin kendiliğinden elektronik ortamda tutulduğu anlamına gelmez. Defterin biçimi ile DERBİS üzerinden yapılan bildirimler iki ayrı yükümlülüktür.
Dernek işletme defterindeki yanlış kayıt nasıl düzeltilir?
Yanlış rakam veya yazı, okunabilecek biçimde tek çizgiyle çizilir; doğrusu üstüne, yanına veya ilgili alana yazılır. Yanlış kaydı çizen kişi düzeltmeyi paraflar. Kayıt kazınamaz, silinemez veya okunamaz hâle getirilemez.
Defter satırları çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz. Ciltli defter sayfaları koparılamaz; onaylı form veya sürekli form yapraklarının sırası bozulamaz ve yapraklar yırtılamaz.
EK-16 İşletme Hesabı Tablosu nasıl hazırlanır?
İşletme hesabı esasına göre kayıt tutan dernek, hesap dönemi sonunda Dernekler Yönetmeliği eki EK-16’ya uygun İşletme Hesabı Tablosu düzenler. Tablo yalnız yıllık gelir ve gider toplamlarını bir araya getirmez; önceki yıldan devreden değerler ile yıl sonundaki kasa, banka, alacak ve borçların da birbirleriyle mutabakatını gerektirir.
2007/2 sayılı Tebliğ uyarınca düzenlenen EK-16 tablo işletme hesabı defterine yazılır ve hesap dönemi bu işlemle kapatılır. Yeni dönemde gelir ve gider kayıt sıra numaraları yeniden 1’den başlar.
Gelir, gider, borç, demirbaş ve dönem sonu mevcutlarının tek bir olay örgüsü içinde nasıl bağlandığını görmek için hazırladığımız örnek monografi çalışmasını inceleyebilirsiniz. Bu uygulama, işlem satırları ile EK-16 toplamları arasındaki bağlantıyı rakamlarla göstermektedir.
İşletme Hesabı Tablosu ile Dernek Beyannamesi aynı belge değildir
EK-16, işletme hesabı defterinin dönem sonu tablosudur. Dernek Beyannamesi ise derneğin bir önceki yıla ait faaliyetleri ile gelir ve gider sonuçlarını içerir ve her yıl nisan ayı sonuna kadar mülkî idare amirliğine verilir. DERBİS işlemleri, defter kapanışının yerine geçmez.
Dernek işletme defteri tutulurken sık yapılan hatalar
Yayın ve denetim öncesi kontrol listesi
- Defteri kullanmadan önce onaylatmamak.
- Kayıtları genel kural hâline getirerek ayda bir topluca işlemek.
- Gelir belgesi ile gider belgesini aynı tür belgeymiş gibi değerlendirmek.
- Fatura alınması gereken işlemde yalnız banka dekontuyla yetinmek.
- Kasa–banka aktarımını yeniden gelir veya gider kaydetmek.
- Alınan borcu bağış ya da diğer gelir gibi göstermek.
- Tahsil edilmemiş aidatı kasaya girmiş gelir gibi kaydetmek.
- Belgeleri defterdeki kayıt sırasına göre numaralandırmamak ve dosyalamamak.
- Yanlış kaydı silmek, kazımak veya okunamaz hâle getirmek.
- Yıl sonunda EK-16 tablosunu düzenleyip deftere yazmadan dönemi kapatmak.
- Dernek tüzel kişiliğinin kayıtlarıyla iktisadi işletmenin ticari kayıtlarını karıştırmak.
- DERBİS’e beyanname verilmesini defter tutma yükümlülüğünün yerine geçtiğini sanmak.
Lilyum Danışmanlık dernek kayıt süreçlerinde nasıl destek olur?
Dernek kayıt düzeni; yalnız defter satırlarının yazılmasından değil, yönetim kurulu kararları, yetki belgeleri, gelir ve gider evrakı, banka hareketleri, borç ve alacak takibi, demirbaşlar, dönem sonu tablosu ve DERBİS bildiriminin birbiriyle uyumlu yürütülmesinden oluşur. Lilyum Danışmanlık, derneğin faaliyet yapısına göre bu zincirin idari ve mali kontrolünü birlikte ele alır.
Dernek işletme defteri hakkında sık sorulan sorular
Dernek işletme defteri her yıl yeniden tasdik edilir mi?
Hayır. Onaylı işletme hesabı defteri, sayfaları bitene kadar kullanılabilir ve her yıl ara tasdik yapılmaz. Yeni deftere geçilecekse defter kullanılmadan önce il müdürlüğüne veya notere onaylatılır.
Dernek işletme defteri aylık tutulabilir mi?
Genel kural bu değildir. İşlemler günlük kaydedilir; gelir ve gider kayıtları 10 günden fazla geciktirilemez. Yetkili amirlerin imza veya parafını taşıyan muhasebe fişi ve bordro gibi belgelere dayalı sürekli sistemde esas deftere aktarım 45 günü geçemez.
İşletme hesabı defteri ile yevmiye defteri aynı mıdır?
Hayır. İşletme hesabı defteri, gelir ve gider bölümlerinden oluşur. Yevmiye defteri ise bilanço esasına göre defter tutan derneklerde çift taraflı muhasebe düzeninin parçasıdır.
Banka dekontu alındı belgesi yerine geçer mi?
Dernek gelirinin banka aracılığıyla tahsil edilmesi hâlinde banka dekontu veya hesap özeti alındı belgesi yerine geçebilir. Elden tahsilatta ise usulüne uygun dernek gelirleri alındı belgesi düzenlenmelidir.
Banka dekontu faturanın yerine geçer mi?
Hayır. Dekont ödemenin yapıldığını kanıtlayabilir; ancak mal veya hizmet alımı fatura ya da başka bir mali belgeye tabi ise alınması gereken belgenin yerine geçmez.
Tahsil edilmemiş üye aidatı gelir yazılır mı?
Tahsil edilmemiş aidat kasaya veya bankaya girmiş gelir gibi gösterilmemelidir. Aidat, tahsil edildiğinde gelir bölümüne kaydedilir; tahsil edilmemiş tutar üyelik takibi ve dönem sonu alacaklarıyla uyumlu biçimde izlenir.
Derneğin aldığı borç gelir midir?
Hayır. Alınan borç kasa veya banka mevcudunu artırır; aynı zamanda geri ödeme yükümlülüğü doğurur. Aidat, bağış veya faaliyet geliri gibi kaydedilmemeli ve EK-16 borçlarıyla mutabık izlenmelidir.
Kasadan bankaya yatırılan para yeniden gelir yazılır mı?
Hayır. Derneğin kendi kasası ile kendi banka hesabı arasındaki para hareketi yeni gelir veya gider değildir. Yalnız kasa ve banka mevcutları arasındaki aktarım olarak izlenir.
Dernek işletme defteri Excel’de tutulabilir mi?
Kayıtlar bilgisayarda hazırlanabilir; ancak onaysız Excel dosyası tek başına resmî defter değildir. Kullanılacak form veya sürekli form sayfaları önceden numaralandırılmalı ve onaylatılmalı, kayıtlar onaylı yüzlere yazdırılmalıdır.
Yanlış kayıt silinebilir mi?
Hayır. Yanlış kayıt okunacak biçimde çizilir, doğrusu üstüne veya yanına yazılır ve düzeltmeyi yapan kişi tarafından paraflanır. Kayıt kazınamaz, silinemez veya okunamaz hâle getirilemez.
Demirbaş defteri tutmak zorunlu mudur?
İşletme hesabı esasındaki dernekler bakımından Demirbaş Defteri zorunlu defterler arasında sayılmamıştır. Buna rağmen demirbaşların edinme, kullanım ve kayıttan düşme bilgilerinin düzenli izlenmesi güçlü bir iç kontrol uygulamasıdır.
EK-16 İşletme Hesabı Tablosu ne zaman düzenlenir?
EK-16, hesap dönemi sonunda düzenlenir. Tablo işletme hesabı defterine yazılarak dönem kapatılır ve yeni dönemin kayıt sıra numaraları 1’den başlatılır.
EK-16 ile Dernek Beyannamesi aynı belge midir?
Hayır. EK-16 işletme hesabı defterinin dönem sonu tablosudur. Dernek Beyannamesi ise bir önceki yılın faaliyet, gelir ve gider sonuçlarını içerir ve her yıl nisan ayı sonuna kadar mülkî idare amirliğine verilir.
İktisadi işletmenin kayıtları dernek işletme defterine yazılır mı?
İktisadi işletmenin ticari kayıtları dernek tüzel kişiliğinin işletme hesabı defteriyle birleştirilmez. İktisadi işletme için vergi mevzuatına göre ayrı defter, belge ve beyan yükümlülükleri değerlendirilir.
Resmî kaynaklar
- 5253 sayılı Dernekler Kanunu Gelir ve giderlerde belge düzeni, beyanname, kayıt dili, denetim ve yaptırımlara ilişkin temel hükümler.
- Dernekler Yönetmeliği Defter tutma esası, bilanço geçiş haddi, defter onayı, kayıt zamanı ve dönem sonu raporlaması.
- 2007/2 sayılı Defterler Tebliği İşletme hesabı defterinin gelir ve gider bölümleri, her belge için ayrı satır ve EK-16 ile kapanış usulü.
- Tutulacak Defterler, Defterlerin Tasdiki ve Uyulacak Esaslar 10 günlük ve 45 günlük kayıt süreleri, düzeltme yöntemi ve defterlerin kullanım esasları.
- Bildirim ve Ekler EK-16 İşletme Hesabı Tablosu, alındı belgeleri ve Dernek Beyannamesinin güncel resmî formları.
- Gelir İdaresi Başkanlığı Yeniden Değerleme Oranları 2026 yılında uygulanacak parasal hadlerin hesabında kullanılan 2025 yılı yüzde 25,49 yeniden değerleme oranı.
