Norm Kadro Analizi Hizmetleri

Hizmetlerimiz: Organizasyon yapısının belirlenmesi Görev ve pozisyon analizinin yapılması İş yükü verilerinin toplanması Standart iş sürelerinin belirlenmesi

Son güncellenme tarihi:

Norm kadro analizi hizmetleri; bir kurumun faaliyetlerini etkili ve sürdürülebilir biçimde yürütebilmesi için hangi birimlerde, hangi pozisyonlarda, hangi niteliklerde ve kaç personele ihtiyaç duyulduğunu ölçülebilir verilerle belirlemeyi amaçlar. Çalışmada organizasyon yapısı, görevler, süreçler, iş hacimleri, standart iş süreleri ve kullanılabilir çalışma kapasitesi birlikte değerlendirilir.

Personel Yapınızı Birlikte Değerlendirelim

Norm kadro ihtiyacınızı ölçülebilir verilerle belirleyin

Personel ihtiyacının birim, pozisyon, iş yükü ve yetkinlik temelinde değerlendirilmesi için Personel, Bordro ve SGK Hizmetleri kapsamında destek alabilirsiniz.

Personel, Bordro ve SGK Hizmetleri İletişime Geçin
Üst Hizmet

Personel, Bordro ve SGK Hizmetleri

Norm kadro analizi; işe alımdan görev dağılımına, ücret sisteminden kariyer planlamasına kadar uzanan personel yönetimi çalışmalarının ölçülebilir bir insan kaynağı yapısı üzerine kurulmasına yardımcı olur.

Üst Hizmeti İnceleyin
Kısa Özet

Norm kadro analizi ne sağlar?

Norm kadro analizi yalnızca mevcut personelin sayılması veya personel fazlasının araştırılması değildir. Kurumun işlerini doğru hizmet düzeyinde yürütebilmesi için gereken personel sayısını, pozisyonları ve yetkinlikleri belirleyen bütüncül bir organizasyon ve iş gücü planlama çalışmasıdır.

  • Birim ve pozisyon bazında personel ihtiyacının belirlenmesi
  • Mevcut kadro ile ihtiyaç duyulan kadronun karşılaştırılması
  • İş yükü ve personel kapasitesinin ölçülmesi
  • Görev çakışmalarının ve sahipsiz kalan işlerin tespit edilmesi
  • Organizasyon, süreç ve görev dağılımı önerilerinin geliştirilmesi
  • Büyüme, daralma veya yeni hizmet senaryolarının değerlendirilmesi
Hizmetin Tanımı

Norm kadro analizi nedir?

Norm kadro analizi, kurumun mevcut çalışan sayısından bağımsız olarak faaliyetlerin gerektirdiği ideal personel yapısını araştırır. Temel soru, “Kurumda bugün kaç kişi çalışıyor?” değil; “Bu işler belirlenen kalite, kontrol ve süreklilik düzeyinde yürütülecekse hangi görevlerde kaç kişi çalışmalıdır?” sorusudur.

Bu nedenle analiz yalnızca sayısal bir personel hesabıyla sınırlandırılmaz. Kurumun organizasyon şeması, hizmet noktaları, süreçleri, görev dağılımı, işlem hacimleri, çalışma düzeni, dönemsel yoğunlukları, kontrol ihtiyaçları ve çalışanlardan beklenen yetkinlikler birlikte incelenir.

İş yükü hesabından elde edilen sonuçlar; iş sürekliliği, görevler ayrılığı, vardiya düzeni, izin dönemleri, yönetsel sorumluluklar ve kritik uzmanlık gereklilikleri dikkate alınarak değerlendirilir. Böylece matematiksel sonuç ile kurumun fiilî çalışma koşulları arasında uygulanabilir bir denge kurulması amaçlanır.

Çalışma Alanları

Norm kadro analizi hizmetinin kapsamı

Çalışmanın kapsamı kurumun büyüklüğüne, faaliyet alanına, hizmet noktalarına ve beklenen çıktılara göre belirlenir.

Organizasyon yapısının incelenmesi

Mevcut organizasyon şeması, birimler, alt birimler, yönetim kademeleri, raporlama ilişkileri, şubeler, saha ekipleri ve hizmet noktaları incelenir. Organizasyon şemasında yer alan yapı ile fiilen yürütülen çalışma düzeni karşılaştırılır.

Süreç ve faaliyet envanterinin hazırlanması

Kurumun temel, yönetsel ve destek süreçleri belirlenir. Süreçlerin iş adımları, sorumlu birimleri, onay noktaları, kontrol aşamaları ve birimler arasındaki iş aktarımı değerlendirilir. Tekrarlanan, gereksiz veya birden fazla birim tarafından yürütülen faaliyetler tespit edilir.

Görev ve pozisyon analizinin yapılması

Pozisyonların temel amacı, görevleri, yetkileri, sorumlulukları ve çalışma ilişkileri incelenir. Görev çakışmaları, yetki belirsizlikleri, sahipsiz kalan işler ve kritik kişilere aşırı bağımlılık gibi yapısal sorunlar değerlendirilir.

İş yükü verilerinin toplanması

İşlem, dosya, müşteri, başvuru, üretim veya hizmet sayıları gibi ölçülebilir iş hacimleri belirlenir. İşlerin gerçekleştirilme sıklığı, ortalama tamamlanma süreleri, dönemsel yoğunluklar, saha faaliyetleri, toplantılar ve zorunlu beklemeler hesaba katılır.

Standart iş sürelerinin belirlenmesi

Tekrarlanan faaliyetlerin olağan koşullarda tamamlanması için gereken süreler değerlendirilir. Süre hesabına yalnızca ana işlem değil; hazırlık, kontrol, onay, kayıt, iletişim ve dosyalama gibi tamamlayıcı faaliyetler de dâhil edilir.

Kullanılabilir çalışma kapasitesinin hesaplanması

Teorik çalışma süresinden hafta tatilleri, yıllık izinler, resmî tatiller, eğitimler, toplantılar ve doğrudan iş üretimine ayrılamayan makul süreler ayrıştırılarak çalışan başına kullanılabilir çalışma kapasitesi belirlenir.

Norm personel sayısının hesaplanması

Toplam iş yükü, bir çalışanın kullanılabilir çalışma kapasitesiyle karşılaştırılır. Elde edilen sayısal sonuç; vardiya ihtiyacı, görevler ayrılığı, hizmet sürekliliği, coğrafi yapılanma, yönetsel kapasite ve uzmanlık gereklilikleriyle birlikte değerlendirilir.

Mevcut kadro ile norm kadronun karşılaştırılması

Mevcut personel sayısı ile hesaplanan ihtiyaç; birim, pozisyon ve gerektiğinde hizmet noktası bazında karşılaştırılır. Personel açığı veya fazlasının yanında, uygun olmayan görev dağılımları ile yetkinlik eksiklikleri de değerlendirmeye alınır.

Hedef Kurumlar

Norm kadro analizi kimler için uygundur?

Çalışmadan yararlanabilecek kurumlar

  • Personel sayısının iş yüküyle uyumlu olup olmadığını belirlemek isteyen işletmeler
  • Hızlı büyüme veya yeniden yapılanma sürecindeki kuruluşlar
  • Yeni şube, tesis, saha ekibi veya hizmet noktası açmayı planlayan kurumlar
  • Birimler arasında iş yükü dengesizliği yaşayan organizasyonlar
  • Görev, yetki ve sorumlulukların net olmadığı işletmeler
  • Personel bütçesini ölçülebilir verilere göre planlamak isteyen yönetimler
  • İşe alım önceliklerini ve ihtiyaç duyulan yetkinlikleri belirlemek isteyen kurumlar
  • Otomasyon veya süreç iyileştirmesinin personel ihtiyacına etkisini görmek isteyen işletmeler
  • Birleşme, daralma, devir veya organizasyon değişikliği yaşayan kuruluşlar
Uygulama Süreci

Norm kadro çalışması nasıl yürütülür?

Yöntem ve çalışma takvimi, kurumun organizasyon büyüklüğü ile talep edilen analiz ayrıntısına göre planlanır.

1. Kapsam ve hedeflerin belirlenmesi

İncelenecek şirket, tesis, şube, birim ve pozisyonlar ile çalışmadan beklenen karar çıktıları birlikte belirlenir.

2. Belge ve verilerin incelenmesi

Organizasyon şemaları, personel listeleri, görev tanımları, süreç dokümanları, işlem hacimleri, vardiyalar ve çalışma raporları değerlendirilir.

3. Görüşme ve saha çalışması

Yöneticiler ve çalışanlarla yapılandırılmış görüşmeler gerçekleştirilir; gerekli görülen görevlerde gözlem, zaman etüdü veya iş örneklemesi yöntemlerinden yararlanılır.

4. İş yükü ve kapasite analizi

Faaliyetlerin sıklığı, işlem hacmi ve standart süreleri üzerinden toplam iş gücü ihtiyacı hesaplanır.

5. Norm kadro modelinin oluşturulması

Sayısal sonuçlar hizmet sürekliliği, kontrol düzeni, yönetim yapısı, vardiya ve uzmanlık gereklilikleriyle birlikte değerlendirilir.

6. Raporlama ve uygulama önerileri

Bulgular üst yönetime sunulur; personel alımı, yeniden görevlendirme, süreç iyileştirme, eğitim ve organizasyon değişikliği önerileri önceliklendirilir.

Veri Toplama

Norm kadro analizinde kullanılan yöntemler

Her kurumda aynı veri toplama yöntemi kullanılmaz. Faaliyetlerin niteliğine ve mevcut kayıtların yeterliliğine göre aşağıdaki yöntemlerden uygun olanlar birlikte uygulanabilir:

  • Belge ve kayıt incelemesi
  • Yönetici ve çalışan görüşmeleri
  • Görev ve faaliyet anketleri
  • Doğrudan iş gözlemi
  • Zaman etüdü
  • İş örneklemesi
  • Geçmiş dönem işlem hacimlerinin analizi
  • Yoğun ve olağan dönem karşılaştırmaları
  • Süreç ve sorumluluk haritalama
  • Farklı büyüme veya daralma senaryolarının modellenmesi

Verilerin yalnızca çalışan beyanına veya yalnızca yöneticilerin değerlendirmesine dayandırılmaması önemlidir. Mümkün olan durumlarda görüşme sonuçları, kurumsal kayıtlar ve fiilî gözlemlerle karşılaştırılır.

Raporlama

Norm kadro analizi sonucunda hangi çıktılar hazırlanır?

Nihai teslim kapsamı, çalışmanın başlangıcında belirlenen ihtiyaçlara göre yapılandırılır.

Hazırlanabilecek temel çıktılar

  • Mevcut organizasyon ve personel yapısı analiz raporu
  • Süreç, görev ve faaliyet envanteri
  • Birim ve pozisyon bazında iş yükü analiz tabloları
  • Birim, pozisyon veya hizmet noktası bazında norm kadro cetveli
  • Mevcut kadro ile norm kadro karşılaştırması
  • Personel açığı, fazlası ve görev uyumsuzluğu değerlendirmesi
  • Önerilen organizasyon ve raporlama yapısı
  • Pozisyon ve görev tanımları
  • Pozisyon bazında eğitim, deneyim ve yetkinlik profilleri
  • Görev dağılımı veya sorumluluk matrisi
  • Personel alımı ve yeniden görevlendirme öncelikleri
  • Süreç iyileştirme, eğitim ve otomasyon önerileri
  • Büyüme, daralma veya yeni şube senaryolarına ilişkin personel tahminleri
  • Üst yönetime yönelik yönetici özeti ve uygulama yol haritası
Sağlıklı Bir Analiz İçin

Norm kadro çalışmasında dikkat edilmesi gereken noktalar

Norm kadro yalnızca personel azaltma çalışması değildir

Analizin amacı önceden belirlenmiş bir personel sayısını doğrulamak olmamalıdır. Çalışma bazı birimlerde personel fazlası bulunduğunu gösterebileceği gibi başka birimlerde personel veya yetkinlik açığı bulunduğunu da ortaya koyabilir.

  • Fiilen yapılmayan ancak görev tanımında bulunan işler iş yüküne eklenmemelidir.
  • Dönemsel yoğunluklar yıllık ortalamaların içinde görünmez hâle getirilmemelidir.
  • Standart iş süreleri yalnızca en hızlı veya en yavaş çalışan esas alınarak belirlenmemelidir.
  • Yasal ve operasyonel olarak zorunlu kontrol görevleri göz ardı edilmemelidir.
  • İzin, vardiya, nöbet ve kesintisiz hizmet ihtiyaçları ayrıca değerlendirilmelidir.
  • İş yükünden kaynaklanan personel ihtiyacı ile verimsiz süreçlerin oluşturduğu yapay yoğunluk birbirinden ayrılmalıdır.
  • Personel sayısı kadar ihtiyaç duyulan eğitim, deneyim ve yetkinlikler de belirlenmelidir.
  • Çalışma sonuçları kurumun büyüme planları ve teknoloji yatırımlarıyla birlikte ele alınmalıdır.
Merak Edilenler

Norm Kadro Analizi Hakkında Sık Sorulan Sorular

Norm kadro analizi neyi belirler?

Norm kadro analizi, kurumun faaliyetlerini belirlenen hizmet ve kontrol düzeyinde sürdürebilmesi için hangi birimlerde, hangi pozisyonlarda, hangi niteliklerde ve kaç personele ihtiyaç duyulduğunu belirler.

Norm kadro çalışması yalnızca personel sayısını azaltmak için mi yapılır?

Hayır. Çalışmanın amacı iş yükü ile personel sayısı ve niteliği arasında denge kurmaktır. Analiz sonucunda bazı birimlerde personel fazlası, bazı birimlerde ise personel veya yetkinlik açığı tespit edilebilir.

Norm personel sayısı nasıl hesaplanır?

Temel hesaplamada faaliyetlerin yıllık toplam iş yükü, bir çalışanın yıllık kullanılabilir çalışma kapasitesiyle karşılaştırılır. Sayısal sonuç ayrıca vardiya, hizmet sürekliliği, görevler ayrılığı, izinler ve uzmanlık gereklilikleri dikkate alınarak değerlendirilir.

Çalışan ve yöneticilerle görüşme yapılır mı?

Çalışmanın kapsamına göre çalışanlar ve yöneticilerle yapılandırılmış görüşmeler yapılabilir. Görüşmelerden elde edilen bilgiler mümkün olduğunca işlem kayıtları, raporlar ve fiilî gözlemlerle karşılaştırılır.

Görev tanımları norm kadro analizine dâhil midir?

Mevcut görev tanımları analiz sırasında incelenir. Talep edilen hizmet kapsamına bağlı olarak pozisyon amacı, görevler, yetkiler, sorumluluklar, raporlama ilişkileri ve yetkinlik gerekliliklerini içeren yeni görev tanımları da hazırlanabilir.

İş yükü verileri yetersizse norm kadro analizi yapılabilir mi?

Kurumsal kayıtların yetersiz olduğu durumlarda görüşme, anket, gözlem, zaman etüdü veya iş örneklemesi gibi yöntemlerle veri üretilebilir. Bununla birlikte verinin kapsamı ve güvenilirlik düzeyi raporda açıkça değerlendirilmelidir.

Dönemsel yoğunluklar personel hesabına katılır mı?

Evet. Aylık, mevsimsel veya proje bazlı yoğunluklar ayrıca incelenir. Yıllık ortalama iş yükünün yoğun dönemlerde ihtiyaç duyulan asgari personel kapasitesini gizlememesi gerekir.

Norm kadro sonucu küsuratlı çıkarsa ne yapılır?

Küsuratlı sonuç doğrudan ve otomatik biçimde tam sayıya çevrilmez. Görevlerin birleştirilebilirliği, işin bölünebilirliği, vardiya düzeni, asgari hizmet düzeyi ve görevler ayrılığı değerlendirilerek uygulanabilir personel sayısı belirlenir.

Norm kadro analizi yeni şube veya tesis planlamasında kullanılabilir mi?

Evet. Beklenen işlem hacmi, çalışma düzeni, hizmet noktası ve görev dağılımı üzerinden yeni şube veya tesis için başlangıç personel ihtiyacı modellenebilir. Farklı büyüme senaryoları için ayrı hesaplamalar hazırlanabilir.

Otomasyon yatırımlarının personel ihtiyacına etkisi hesaplanabilir mi?

Evet. Otomasyon öncesi ve sonrası iş adımları ile standart süreler karşılaştırılarak teknoloji yatırımının iş yükü ve personel ihtiyacı üzerindeki muhtemel etkisi senaryo bazında değerlendirilebilir.

Norm kadro raporu personelin işten çıkarılması gerektiği anlamına gelir mi?

Hayır. Rapor yönetim kararlarına veri sağlar; tek başına bir işten çıkarma kararı oluşturmaz. Yeniden görevlendirme, eğitim, görevlerin düzenlenmesi, doğal personel hareketleri ve süreç iyileştirmesi gibi seçenekler ayrıca değerlendirilir.

Norm kadro çalışmasının süresi neye göre değişir?

Süre; çalışan, birim, şube ve pozisyon sayısına, faaliyetlerin çeşitliliğine, mevcut verilerin niteliğine, saha çalışması ihtiyacına ve talep edilen çıktıların ayrıntısına göre değişir. Çalışma takvimi ön inceleme sonrasında belirlenir.