İş Sözleşmelerinin Hazırlanması Hizmetleri
Hizmetlerimiz: Çalışma ilişkisi Sözleşme yapısı İşveren kontrolü Özel risklerin değerlendirilmesi İmzalama ve kayıt
Yayınlanma tarihi: · Son güncellenme tarihi:
İş Sözleşmelerinin Hazırlanması Hizmetleri; işveren ile çalışan arasındaki çalışma ilişkisinin türünü, görev kapsamını, ücret ve yan hakları, çalışma düzenini, işyerini ve tarafların temel yükümlülüklerini açık ve uygulanabilir bir metne dönüştürmeyi amaçlar. Lilyum Danışmanlık, internetten alınan tek tip sözleşmeler yerine işletmenin gerçek çalışma düzeniyle, bordro uygulamalarıyla ve personel belgeleriyle uyumlu sözleşme yapısının kurulmasına destek verir.
Çalışma koşullarınızı açık ve tutarlı biçimde sözleşmeye bağlayalım
Mevcut çalışma düzeninizi, görevleri ve ücret uygulamalarını birlikte değerlendirelim; işletmenizin ihtiyaçlarına uygun iş sözleşmesi yapısını oluşturalım.
Personel, Bordro ve SGK Hizmetleri
İş Sözleşmelerinin Hazırlanması Hizmetleri; bordro, SGK, özlük ve personel süreçlerini birlikte ele alan Personel, Bordro ve SGK Hizmetlerinin çalışma koşullarının yazılı hâle getirilmesine odaklanan alt hizmetidir.
İş sözleşmesi hazırlama hizmeti nedir?
İş sözleşmesi hazırlama hizmeti; çalışanın fiilen nasıl çalışacağını belirleyen görev, süre, ücret, işyeri, çalışma zamanı, yan hak ve diğer koşulların incelenerek tarafların anlayabileceği, uygulanabilir ve personel sistemiyle uyumlu bir sözleşme metnine dönüştürülmesidir.
- Çalışma ilişkisinin ve sözleşme türünün özellikleri belirlenir.
- Görev, işyeri, ücret, çalışma süresi ve yan haklar açıkça tanımlanır.
- Sözleşme hükümleri bordro ve personel uygulamalarıyla karşılaştırılır.
- Görev tanımı, personel yönergesi ve gerekli ek belgeler sözleşmeyle ilişkilendirilir.
- İmzalama, özlük dosyasına alma ve değişiklikleri yazılı izleme düzeni oluşturulur.
İş sözleşmesi neden işletmeye özel hazırlanmalıdır?
Aynı unvanı taşıyan çalışanların dahi görevleri, çalışma yerleri, ücret yapıları ve sorumlulukları farklı olabilir. Bu nedenle standart sözleşme metninin gerçek çalışma koşullarına uyarlanması gerekir.
Sözleşmede yazan ücret ile bordroda uygulanan ücretin, tanımlanan görev ile çalışanın fiilen yaptığı işin veya çalışma süresi ile işyerindeki gerçek düzenin farklı olması ileride yorum ve uygulama güçlüklerine yol açabilir. Sözleşme hazırlanırken yalnız başlangıç tarihindeki koşullar değil, çalışma ilişkisinin nasıl yönetileceği de düşünülmelidir.
İş sözleşmesi bütün personel kurallarını tek başına taşıyan bir belge değildir. Ayrıntılı görevler görev tanımında, ortak işyeri kuralları personel ve disiplin yönergesinde, kişisel veri süreçleri ilgili aydınlatma ve uyum belgelerinde düzenlenebilir. Sözleşme bu belgelerle çelişmemeli ve çalışana hangi düzenlemelerin uygulanacağını açık biçimde göstermelidir.
İş Sözleşmelerinin Hazırlanması Hizmeti neleri kapsar?
Hizmet kapsamı, işletmenin çalışan yapısı ve kullanılacak sözleşme türlerine göre oluşturulur. Hazır metinlerin yalnız isim ve tarih değiştirilerek kullanılması yerine gerçek uygulama incelenir.
Mevcut çalışma düzeninin incelenmesi
Çalışanın görevi, bağlı olduğu birim, işyeri, çalışma zamanı, ücret şekli, yan hakları, prim uygulamaları ve işin yürütülmesine ilişkin temel koşullar belirlenir. İşletmenin bordro, izin ve personel uygulamalarındaki mevcut yöntemleri dikkate alınır.
Uygun sözleşme yapısının belirlenmesi
Çalışma ilişkisinin belirsiz süreli, belirli süreli, tam süreli, kısmi süreli, uzaktan çalışma veya başka bir özel çalışma düzenine dayanıp dayanmadığı değerlendirilir. Sözleşme türünün yalnız başlığına değil, kurulma koşullarına ve fiilî uygulamaya uygun olmasına dikkat edilir.
Görev, işyeri ve bağlılık ilişkisinin tanımlanması
Çalışanın temel görevi, raporlama ilişkisi, çalışma yeri ve işin gerektirdiği makul görev bağlantıları açıkça yazılır. Ayrıntılı görev ve sorumlulukların ayrıca görev tanımı belgesinde gösterilmesi gerekiyorsa sözleşme ile bu belge arasında ilişki kurulur.
Ücret ve yan hak hükümlerinin oluşturulması
Ücretin brüt veya net olarak kararlaştırılması, ödeme dönemi, prim veya ikramiye uygulaması, yemek, yol ve diğer yan hakların niteliği işletmenin gerçek bordro düzeniyle uyumlu biçimde ele alınır. Değişken ödemelerin koşulları mümkün olduğunca açık tanımlanır.
Çalışma süresi, izin ve fazla çalışma düzeninin yansıtılması
Çalışma günleri ve süreleri, vardiya veya esnek uygulamalar, dinlenme ve izin süreçleri ile fazla çalışma bilgilerinin hangi yöntemle kayıt altına alınacağı işletmenin çalışma yapısına göre düzenlenir.
Gizlilik, bilgi güvenliği ve şirket kaynaklarının kullanımı
Çalışanın görevi gereği erişebileceği ticari bilgiler, müşteri verileri, işletme kayıtları, cihazlar ve diğer şirket kaynaklarına ilişkin yükümlülükler işin niteliğiyle orantılı biçimde ele alınır. Kişisel veri işleme süreçleri iş sözleşmesindeki genel hükümlerle sınırlı bırakılmaz; ilgili KVKK belgeleri ayrıca değerlendirilir.
Sözleşme eklerinin ve personel belgelerinin uyumlaştırılması
Görev tanımı, ücret yazısı, yan hak düzeni, zimmet belgesi, uzaktan çalışma koşulları, personel yönergesi ve benzeri belgelerin sözleşmeyle çelişmemesi sağlanır. Birden fazla belgede aynı konunun farklı biçimde düzenlenmesinden kaçınılır.
Mevcut sözleşmelerin gözden geçirilmesi
Hâlen kullanılan sözleşmeler; güncel çalışma düzeni, bordro uygulaması, görev tanımları ve kurum içi belgelerle tutarlılık bakımından incelenebilir. Değişiklik gerektiren alanlar belirlenerek uygun yazılı güncelleme yöntemi oluşturulur.
Hangi iş sözleşmeleri hazırlanabilir?
Kullanılacak sözleşme, yalnız işverenin tercihine göre değil; çalışma ilişkisinin gerçek niteliği ve ilgili koşullar değerlendirilerek belirlenir.
- Belirsiz süreli iş sözleşmeleri,
- Koşulları oluştuğunda belirli süreli iş sözleşmeleri,
- Tam süreli ve kısmi süreli iş sözleşmeleri,
- Uzaktan çalışma düzenine ilişkin iş sözleşmeleri veya ek protokoller,
- Çağrı üzerine çalışma veya benzeri özel çalışma düzenlerine ilişkin sözleşmeler,
- Görev, ücret, işyeri veya çalışma koşulu değişikliklerine ilişkin ek protokoller,
- İşletmenin özel çalışma yapısına göre oluşturulan sözleşme ve ek belge setleri.
İş Sözleşmelerinin Hazırlanması Hizmeti kimler için uygundur?
- İlk çalışanlarını istihdam edecek ve sözleşme düzeni kurmak isteyen işletmeler,
- İnternetten alınmış standart sözleşmeler kullanan işverenler,
- Mevcut sözleşmeleri fiilî çalışma koşullarıyla uyuşmayan şirketler,
- Farklı görev, ücret veya çalışma biçimlerine sahip çalışan grupları bulunan işletmeler,
- Uzaktan veya kısmi süreli çalışma düzeni uygulayan işverenler,
- Sözleşmeler ile bordro, görev tanımı ve personel yönergesi arasında uyum kurmak isteyen kuruluşlar,
- Ücret, görev veya çalışma koşulu değişikliklerini yazılı şekilde yönetmek isteyen işletmeler.
İş sözleşmesi hazırlama süreci nasıl yürütülür?
-
Çalışma ilişkisinin belirlenmesi
Pozisyon, görev, çalışma yeri, süre, ücret yapısı ve işin yürütülme biçimi hakkında gerekli bilgiler alınır.
-
Mevcut belgelerin incelenmesi
Kullanılan sözleşmeler, görev tanımları, ücret uygulamaları, personel yönergesi ve ilgili işletme belgeleri karşılaştırılır.
-
Sözleşme yapısının hazırlanması
Çalışma ilişkisinin niteliğine uygun temel hükümler ve gerekli ek belgeler işletmenin gerçek uygulamasına göre oluşturulur.
-
İşveren kontrolü ve özel risklerin değerlendirilmesi
Metin, işverenin uygulama ve beklentileriyle karşılaştırılır. Özel hukuki risk veya uyuşmazlık ihtimali taşıyan konularda avukat incelemesine ihtiyaç bulunup bulunmadığı belirlenir.
-
İmzalama ve kayıt düzeninin kurulması
Sözleşmenin taraflara verilmesi, özlük dosyasına alınması ve sonraki değişikliklerin yazılı ek protokollerle izlenmesi için uygulama düzeni oluşturulur.
İş sözleşmesi hazırlanırken nelere dikkat edilmelidir?
Sözleşme hükümleri açık, anlaşılır ve uygulanabilir olmalıdır. İşverenin fiilen uygulamayacağı veya kapsamı belirsiz hükümler eklemek, sözleşmeyi güçlendirmek yerine yorum farklılıkları doğurabilir.
Ücretin brüt veya net oluşu, değişken ödemelerin koşulları, görev kapsamı ve çalışma yeri gibi temel konular bordro ve personel kayıtlarıyla uyumlu yazılmalıdır. Çalışma koşullarındaki sonraki değişiklikler de uygun yazılı yöntemle kayıt altına alınmalıdır.
İş sözleşmesi, görev tanımı veya personel yönergesinin yerine geçmez. Belgeler farklı işlevlere sahip olmakla birlikte aynı çalışma ilişkisini düzenlediği için birbirleriyle çelişmemelidir.
Özel hukuki değerlendirme gerektiren durumlar
Üst düzey yönetici sözleşmeleri, rekabet sınırlamaları, fikrî haklar, yurt dışı görevlendirmeler, mevcut uyuşmazlıklar veya özel risk taşıyan hükümler ayrıca hukuki inceleme gerektirebilir. Bu durumlarda sözleşmenin ilgili alanda çalışan bir avukat tarafından değerlendirilmesi uygun olur.
Tamamlayıcı Hizmet
Çalışan verilerinin işlenmesi, izlenmesi ve korunmasına ilişkin süreçler yalnız iş sözleşmesindeki genel hükümlerle sınırlı değildir.
İş sözleşmelerinin hazırlanması hakkında sık sorulan sorular
İş sözleşmesi hazırlama hizmeti nedir?
Çalışanın görevi, çalışma biçimi, işyeri, ücret ve yan hakları ile tarafların temel yükümlülüklerinin incelenerek işletmenin gerçek uygulamasına uygun sözleşme metni ve gerekli ek belgelerin oluşturulmasıdır.
İnternetten alınan standart iş sözleşmesi yeterli midir?
Her zaman yeterli değildir. Standart metin; işletmenin görev, ücret, çalışma süresi, işyeri ve yan hak uygulamalarını yansıtmayabilir. Metnin fiilî çalışma düzenine uyarlanması gerekir.
Her çalışan için aynı iş sözleşmesi kullanılabilir mi?
Temel sözleşme yapısı ortak olabilir; ancak görev, çalışma biçimi, ücret yapısı, işyeri ve özel sorumluluklar farklıysa ilgili hükümlerin çalışan veya pozisyon bazında uyarlanması gerekir.
Belirli süreli iş sözleşmesi her durumda yapılabilir mi?
Belirli süreli sözleşmenin yalnız tarafların tercihiyle değil, çalışma ilişkisinin niteliği ve ilgili koşullar dikkate alınarak kurulması gerekir. Somut iş ve süre ilişkisi ayrıca değerlendirilmelidir.
İş sözleşmesinde ücret brüt mü net mi yazılmalıdır?
Ücretin brüt veya net olarak kararlaştırılması işletmenin ücret politikası ve bordro uygulamasıyla birlikte değerlendirilmelidir. Hangi yöntem seçilirse seçilsin sözleşme, bordro ve fiilî ödeme birbiriyle uyumlu olmalıdır.
Görev tanımı iş sözleşmesinin içinde mi olmalıdır?
Temel görev sözleşmede gösterilebilir; ayrıntılı görev, yetki ve sorumluluklar ayrı bir görev tanımı belgesinde düzenlenebilir. İki belgenin birbiriyle uyumlu olması önemlidir.
Uzaktan çalışanlar için ayrı sözleşme gerekir mi?
Uzaktan çalışmanın yürütülme biçimi, işin yapılacağı yer, araçların kullanımı, iletişim ve çalışma düzeni gibi özel koşulların yazılı olarak belirlenmesi gerekir. Mevcut sözleşmeye uygun bir ek protokol de hazırlanabilir.
Çalışma koşulları değiştiğinde sözleşme yenilenmeli midir?
Değişikliğin niteliğine göre yeni sözleşme veya yazılı ek protokol hazırlanabilir. Ücret, görev, işyeri ya da çalışma biçimindeki değişikliklerin sözlü bırakılmaması ve personel kayıtlarıyla uyumlu şekilde izlenmesi gerekir.
İş sözleşmesindeki gizlilik maddesi KVKK için yeterli midir?
Hayır. İş sözleşmesindeki gizlilik hükümleri ile kişisel verilerin işlenmesine ilişkin KVKK yükümlülükleri aynı şey değildir. Aydınlatma, erişim, saklama ve diğer uyum süreçleri ayrıca ele alınmalıdır.
Hazırlanan iş sözleşmesi özlük dosyasına konulmalı mıdır?
Evet. Taraflarca imzalanan sözleşmenin bir nüshası çalışana verilmeli; işverende kalan nüsha ise ilgili ekleriyle birlikte personel özlük dosyasında düzenli biçimde saklanmalıdır.