Personel İşleri Sisteminin Kurulması Hizmetleri
Hizmetlerimiz: Durum analizi Süreç ve sorumluluk tasarımı Belge ve kontrol araçlarının hazırlanması Uygulamaya alma
Yayınlanma tarihi: · Son güncellenme tarihi:
Personel İşleri Sisteminin Kurulması Hizmetleri; işe girişten işten ayrılışa kadar bütün personel işlemlerinin görev, yetki, belge, kayıt, kontrol, onay ve arşiv düzenine bağlanmasını sağlar. Amaç, personel uygulamalarını belirli kişilerin bilgisine veya alışkanlıklarına bağlı olmaktan çıkararak yazılı, izlenebilir ve sürdürülebilir bir işleyiş kurmaktır.
Personel süreçlerinizi kurumsal bir düzene kavuşturalım
Mevcut personel uygulamalarınızı birlikte inceleyelim; işletmenize uygun görev, belge, kontrol ve onay düzenini oluşturalım.
Personel, Bordro ve SGK Hizmetleri
Bu çalışma; bordro, SGK, özlük, sözleşme ve personel süreçlerini birlikte ele alan Personel, Bordro ve SGK Hizmetlerinin kurulum ve kurumsallaşma odaklı alt hizmetidir.
Personel işleri sisteminin kurulması nedir?
Personel işleri sisteminin kurulması; bir çalışanın işe alınmasına karar verilmesinden işten ayrılış dosyasının kapatılmasına kadar yürütülen idari ve belgesel işlemlerin kim tarafından, ne zaman, hangi belgeyle, hangi kontrol ve onaydan geçirilerek yapılacağının belirlenmesidir.
- Mevcut personel uygulamaları ve aksayan iş akışları belirlenir.
- Görev, yetki, kontrol ve onay sorumlulukları açıklığa kavuşturulur.
- Formlar, kontrol listeleri ve personel kayıt düzeni standartlaştırılır.
- Personel verilerinin bordro, SGK ve muhasebe süreçlerine aktarım yöntemi kurulur.
- Sistemin sürdürülebilmesi için uygulama ve güncelleme düzeni oluşturulur.
Personel işleri sistemi neden gereklidir?
Çalışan sayısı arttıkça sözlü talimatlarla, dağınık dosyalarla ve kişisel takip yöntemleriyle yürütülen personel işlemleri işletme açısından kontrol güçlüğü oluşturabilir.
İşe giriş belgelerinin farklı kişilerde tutulması, izin ve fazla çalışma bilgilerinin bordroya zamanında ulaşmaması, ücret değişikliklerinin yazılı onaya bağlanmaması veya işten ayrılış belgelerinin eksik kalması aynı temel soruna işaret eder: Personel işlemleri tanımlanmış bir sistem içinde yürütülmemektedir.
Kurulan sistem, yalnız hangi belgelerin kullanılacağını göstermez. Bilgiyi hazırlayan, kontrol eden, onaylayan, kaydeden ve saklayan kişileri; işlem sürelerini ve birimler arasındaki veri akışını da belirler. Böylece uygulamaların personel değişikliklerinden etkilenmeden sürdürülebilmesi ve yönetim tarafından izlenebilmesi amaçlanır.
Personel işleri sistemi hangi süreçleri kapsar?
Kapsam, işletmenin organizasyon yapısı ve mevcut uygulamaları dikkate alınarak belirlenir. Gereksiz belge üretmek yerine, gerçekten kullanılabilir ve kontrol edilebilir bir süreç düzeni kurulması esastır.
İşe giriş hazırlıkları
Pozisyon ve çalışma koşullarının netleştirilmesi, çalışandan alınacak belgelerin belirlenmesi, iş sözleşmesi ve göreve başlangıç evrakının hazırlanması, gerekli iç onayların tamamlanması ve işe giriş bilgilerinin ilgili birimlere aktarılması için iş akışı oluşturulur.
Personel özlük dosyası ve kayıt düzeni
Personel belgelerinin hangi dosya yapısında tutulacağı, eksik belgelerin nasıl takip edileceği, dosyaya kimlerin erişebileceği ve çalışan hareketlerinde hangi belgelerin güncelleneceği belirlenir. Fiziksel ve dijital kayıtların birbiriyle uyumlu olması gözetilir.
İzin, devamsızlık ve çalışma süresi kayıtları
Yıllık izin, mazeret izni, sağlık raporu, ücretsiz izin, devamsızlık ve fazla çalışma gibi bilgilerin talep, onay, kayıt ve bordroya bildirim aşamaları tanımlanır. Böylece personel kayıtları ile ücret ve SGK verileri arasında düzenli bir bilgi akışı kurulur.
Ücret, prim ve yan hak değişiklikleri
Ücret artışı, prim, ikramiye, avans, kesinti ve yan hak kararlarının hangi yetkiyle verileceği; nasıl belgelendirileceği ve bordro öncesinde kim tarafından kontrol edilerek mali müşavire iletileceği belirlenir.
Görev ve organizasyon değişiklikleri
Çalışanın görevi, unvanı, birimi, yöneticisi, işyeri veya çalışma biçimi değiştiğinde izlenecek onay, belge ve kayıt adımları oluşturulur. İlgili sözleşme, görev tanımı ve personel kayıtlarının birlikte güncellenmesi sağlanır.
Personel ve disiplin işlemleri
İşyeri kurallarının personele bildirilmesi, savunma istenmesi, olay ve karar kayıtlarının oluşturulması ile disiplin sürecinde yetkili kişilerin belirlenmesine yönelik işleyiş tasarlanır. Sürecin işletmenin personel ve disiplin yönergesiyle uyumlu olması gözetilir.
İşten ayrılış ve dosya kapatma
İşten ayrılış kararının ilgili birimlere iletilmesi, zimmet ve devir işlemleri, ayrılış belgeleri, bordro bilgileri, erişim yetkileri ve özlük dosyasının kapatılması için kontrol adımları belirlenir.
Arşiv, erişim ve veri güvenliği
Personel kayıtlarının sınıflandırılması, erişim yetkileri, fiziksel ve dijital saklama düzeni ile belge paylaşım yöntemleri oluşturulur. Çalışan verilerinin niteliği dikkate alınarak personel dosyalarına kontrolsüz erişimin önlenmesi amaçlanır.
Hizmet sonunda hangi sistem ve belgeler hazırlanır?
Hazırlanacak çıktıların kapsamı işletmenin ihtiyacına göre değişir. Çalışma, yalnız örnek belge teslimine değil; belgelerin kullanılacağı işleyişin kurulmasına dayanır.
İhtiyaca göre hazırlanabilecek başlıca çıktılar
- Personel işleri süreç haritası ve uygulama akışları,
- Görev, yetki, kontrol ve onay sorumlulukları çizelgesi,
- İşe giriş ve işe başlama kontrol listeleri,
- Personel özlük dosyası belge ve kontrol listesi,
- İzin, devamsızlık, fazla çalışma ve sağlık raporu bildirim düzeni,
- Ücret değişikliği, prim, ikramiye, avans ve kesinti onay formları,
- Görev, unvan, birim ve işyeri değişikliği kayıtları,
- İşten ayrılış, zimmet, devir ve dosya kapatma kontrol listesi,
- Bordro öncesi personel verisi toplama ve onay tablosu,
- Personel belgeleri arşiv ve erişim düzeni,
- Süreçlerin uygulanması ve güncellenmesine ilişkin sorumluluk planı.
Personel İşleri Sisteminin Kurulması Hizmeti kimler için uygundur?
- Çalışan sayısı artan ve personel işlemlerini yazılı düzene bağlamak isteyen işletmeler,
- Personel işlemleri tek bir çalışanın kişisel takibine bağlı olan kuruluşlar,
- Özlük dosyaları, izin kayıtları ve bordro verileri dağınık biçimde tutulan işverenler,
- Bordro öncesi veri toplama ve onay sürecinde gecikme veya hata yaşayan işletmeler,
- Yeni bir personel işleri birimi oluşturmak isteyen şirketler,
- Mevcut personel işleri birimini kurumsallaştırmak ve sorumlulukları netleştirmek isteyen kurumlar,
- Şube, işyeri veya çalışan sayısındaki büyümeye hazırlık yapan işletmeler,
- Personel süreçlerini yönetim tarafından izlenebilir hâle getirmek isteyen kuruluşlar.
Personel işleri sistemi nasıl kurulur?
Çalışma; mevcut durumun anlaşılması, sistem tasarımı, belge ve araçların hazırlanması, uygulamaya alma ve izleme aşamalarından oluşur.
-
Mevcut durum analizi
Personel işlemlerini yürüten kişiler, kullanılan belgeler, bilgi akışı, onay noktaları, kayıt ve arşiv düzeni incelenir. Eksik, tekrarlanan veya kişilere bağımlı süreçler belirlenir.
-
İhtiyaç ve önceliklerin belirlenmesi
İşletmenin büyüklüğü, çalışan yapısı, işyerleri ve mevcut sorunları dikkate alınarak kurulacak sistemin kapsamı ve öncelikleri birlikte kararlaştırılır.
-
Süreç ve sorumluluk tasarımı
Her personel işlemi için başlangıç noktası, işlem adımları, sorumlu kişiler, kontrol ve onay yetkileri ile ilgili birimler arasındaki veri akışı tanımlanır.
-
Belge ve kontrol araçlarının hazırlanması
Formlar, kontrol listeleri, çizelgeler, bildirim yöntemleri ve kayıt düzeni işletmenin gerçek uygulamasına göre hazırlanır.
-
Uygulamaya alma ve değerlendirme
Sistem ilgili çalışanlara açıklanır, örnek işlemler üzerinden uygulanır ve görülen ihtiyaçlara göre son düzenlemeler yapılır. Güncelleme sorumluluğu ve takip yöntemi belirlenir.
Sistemin uygulanabilir olması için nelere dikkat edilmelidir?
Personel işleri sistemi, işletmenin fiilî çalışma düzeninden bağımsız olarak hazırlanamaz. Kullanılmayacak formlar, gereksiz onay adımları ve mevcut organizasyonda karşılığı bulunmayan görevler sistemi güçlendirmek yerine işlemleri yavaşlatabilir.
Her sürecin bir sorumlusu, kontrol noktası ve tamamlanma ölçütü bulunmalıdır. Bununla birlikte görev ayrılığı oluşturulurken işletmenin çalışan sayısı ve organizasyon imkânları dikkate alınmalıdır.
Kurulan sistem değişmez değildir. Çalışan sayısı, organizasyon yapısı, ücret uygulamaları, kullanılan yazılımlar ve ilgili mevzuat değiştikçe süreçler ile belgeler de gözden geçirilmelidir.
Hizmetin sınırı
Bu hizmet; işe alım, aday seçimi, performans değerlendirmesi, yetenek yönetimi veya kariyer planlaması hizmeti değildir. Personel işlemlerinin idari, mali ve belgesel sistemini kurmaya odaklanır. Ayrıca yalnız bir yazılım kurulumu veya hazır form paketi teslimi olarak değerlendirilmemelidir.
Tamamlayıcı Hizmet
Personel sisteminde kullanılan çalışan verilerinin işlenmesi, erişimi, saklanması ve korunması bakımından KVKK uyum çalışmaları ayrıca değerlendirilir.
Personel İşleri Sisteminin Kurulması hakkında sık sorulan sorular
Personel işleri sistemi nedir?
Personel işleri sistemi; işe girişten işten ayrılışa kadar personel işlemlerinin kim tarafından, ne zaman, hangi belgeyle, hangi kontrol ve onay adımlarından geçirilerek yürütüleceğini belirleyen kurumsal işleyiştir.
Personel işleri sistemi ile insan kaynakları yönetimi aynı şey midir?
Hayır. Personel işleri sistemi; özlük, sözleşme, izin, ücret değişikliği, bordro verisi, disiplin kaydı ve işten ayrılış gibi idari ve belgesel süreçlere odaklanır. İnsan kaynakları yönetimi ise işe alım, performans, yetenek ve kariyer yönetimi gibi daha geniş alanları da kapsayabilir.
Bu hizmet yalnız yeni kurulan işletmeler için midir?
Hayır. Yeni işletmelerde sistem başlangıçtan kurulabilir; faaliyetini sürdüren işletmelerde ise mevcut personel uygulamaları incelenerek eksikler giderilebilir ve dağınık süreçler kurumsal bir yapıya dönüştürülebilir.
Hazır personel formları verilmesi sistem kurulması için yeterli midir?
Hayır. Formlar sistemin yalnızca araçlarıdır. Etkili bir sistem için her formun hangi durumda, kim tarafından, hangi onayla kullanılacağı ve oluşan bilginin bordro, SGK, muhasebe veya yönetim süreçlerine nasıl aktarılacağı da belirlenmelidir.
Personel işleri sistemi kurulurken mevcut belgeler incelenir mi?
Evet. Kullanılan sözleşmeler, özlük dosyaları, izin belgeleri, ücret ve personel değişikliği kayıtları, bordro öncesi bildirim yöntemleri ile işten ayrılış belgeleri çalışma kapsamına göre incelenebilir.
Sistem kurulduğunda görev ve yetkiler de belirlenir mi?
Evet. Bilgiyi hazırlayan, kontrol eden, onaylayan, kaydeden, ilgili birimlere ileten ve saklayan kişilerin sorumlulukları işletmenin organizasyon yapısına göre belirlenir.
Bordro süreci personel işleri sisteminin içinde yer alır mı?
Bordronun hesaplanması ayrı bir uzmanlık hizmetidir; ancak izin, devamsızlık, fazla çalışma, prim, kesinti ve ücret değişikliği bilgilerinin toplanması, onaylanması ve bordroya aktarılması personel işleri sisteminin temel parçalarındandır.
Personel işleri sistemi için yazılım kurulması zorunlu mudur?
Her işletme için özel bir personel yazılımı zorunlu değildir. Kullanılacak araç; çalışan sayısı, işlem yoğunluğu, işyerleri ve raporlama ihtiyacına göre belirlenir. Önemli olan süreç, sorumluluk, kayıt ve kontrol düzeninin doğru kurulmasıdır.
Kurulan personel işleri sistemi daha sonra güncellenebilir mi?
Evet. Çalışan sayısı, organizasyon yapısı, ücret uygulamaları, kullanılan araçlar veya ilgili mevzuat değiştiğinde süreçler, belgeler ve sorumluluklar yeniden değerlendirilerek güncellenebilir.
Hizmet sonunda personele uygulama anlatımı yapılır mı?
Çalışma kapsamına göre sistemi uygulayacak kişilere süreçlerin, belgelerin, kontrol noktalarının ve sorumlulukların açıklanması sağlanabilir. Amaç, hazırlanan yapının günlük işleyişte kullanılabilir olmasıdır.