İş Analizi ve Görev Tanımlarının Hazırlanması Hizmetleri
Hizmetlerimiz: Organizasyon yapısı İş analizi bilgilerinin toplanması Temel görev ve faaliyetler Yetki ve sorumluluklar
Yayınlanma tarihi: · Son güncellenme tarihi:
İş Analizi ve Görev Tanımlarının Hazırlanması Hizmetleri; işletmedeki pozisyonların neden var olduğunu, hangi görevleri yerine getirdiğini, hangi yetki ve sorumlulukları taşıdığını, kime bağlı çalıştığını ve işi yapabilmek için hangi niteliklerin gerektiğini sistemli biçimde belirler. Lilyum Danışmanlık, görev tanımını mevcut çalışanın günlük işlerini sıralayan kişisel bir metin olarak değil; pozisyonu organizasyon içindeki yeriyle tanımlayan ve norm kadro, ücret sistemi, iş sözleşmesi ile personel süreçlerine temel oluşturan kurumsal belge olarak ele alır.
Görev, yetki ve sorumluluklarınızı açık bir yapıya kavuşturalım
Mevcut işlerinizi ve organizasyon yapınızı birlikte inceleyelim; her pozisyon için uygulanabilir, anlaşılır ve güncellenebilir görev tanımları hazırlayalım.
Personel, Bordro ve SGK Hizmetleri
İş Analizi ve Görev Tanımlarının Hazırlanması Hizmetleri; personel sisteminin kurulması, norm kadro ve ücret yapısının geliştirilmesi çalışmalarını birlikte ele alan Personel, Bordro ve SGK Hizmetlerinin organizasyon ve görev düzenine odaklanan alt hizmetidir.
İş analizi ve görev tanımı nedir?
İş analizi, bir pozisyonun görevlerini, sorumluluklarını, yetkilerini, çalışma ilişkilerini ve iş gereklerini bilgi toplama yöntemleriyle inceleyen çalışmadır. Görev tanımı ise bu analiz sonucunda pozisyonun amacı, temel görevleri, bağlılığı, yetkileri, sorumlulukları ve aranan niteliklerini yazılı hâle getiren belgedir.
- Mevcut organizasyon, pozisyonlar ve iş akışları incelenir.
- Görev çakışmaları, boşluklar ve belirsiz sorumluluklar belirlenir.
- Her pozisyonun amacı, görevleri, yetkileri ve raporlama ilişkileri tanımlanır.
- İşin gerektirdiği eğitim, deneyim, bilgi ve yetkinlikler belirlenir.
- Görev tanımları ortak bir formatta hazırlanarak onay ve güncelleme düzenine bağlanır.
- Çıktılar norm kadro, ücret sistemi, iş sözleşmesi ve personel süreçlerinde kullanılabilir hâle getirilir.
İş analizi ile görev tanımı arasındaki fark nedir?
İki kavram birbiriyle bağlantılıdır; ancak aynı çalışma değildir.
İş analizi, pozisyon hakkında sistemli bilgi toplama ve değerlendirme sürecidir. İşin hangi amaçla yapıldığı, hangi faaliyetlerden oluştuğu, diğer görevlerle nasıl ilişki kurduğu, hangi kararları aldığı ve işi yapabilmek için hangi niteliklere ihtiyaç duyulduğu araştırılır.
Görev tanımı ise iş analizinden elde edilen bilgilerin açık ve kullanılabilir bir belgeye dönüştürülmesidir. Bu nedenle sağlıklı görev tanımı masa başında tahmin edilerek değil; pozisyonun fiilî işleyişi ve organizasyon ilişkileri incelenerek hazırlanır.
İş Analizi ve Görev Tanımlarının Hazırlanması Hizmeti neleri kapsar?
Çalışma, yalnız mevcut unvan listesinin görev cümleleriyle doldurulmasına dayanmaz. İş akışları, pozisyon ilişkileri ve gerçek sorumluluklar birlikte incelenir.
Organizasyon ve pozisyon envanterinin çıkarılması
İşletmedeki birimler, pozisyonlar, unvanlar, bağlılık ilişkileri ve mevcut çalışan dağılımı belirlenir. Aynı işi farklı adlarla yapan veya aynı unvan altında farklı işler yürüten pozisyonlar tespit edilir.
İş analizi bilgilerinin toplanması
Yöneticiler ve işi fiilen yürüten çalışanlarla görüşmeler, mevcut belgelerin incelenmesi, iş akışlarının değerlendirilmesi, soru formları veya gerektiğinde gözlem yöntemlerinden yararlanılır. Bilgiler yalnız tek kişinin beyanına dayandırılmaz; farklı kaynaklarla karşılaştırılır.
Pozisyonun temel amacının belirlenmesi
Her pozisyonun organizasyonda neden bulunduğu ve işletmeye hangi temel sonucu sağladığı kısa ve açık biçimde tanımlanır. Görev listesinin pozisyonun amacıyla ilişkili olması sağlanır.
Temel görev ve faaliyetlerin tanımlanması
İşi oluşturan sürekli, dönemsel ve gerektiğinde yapılan faaliyetler önem ve süreç sırasına göre belirlenir. Çok genel ifadelerden veya çalışanın yaptığı her küçük hareketi sayan kullanışsız listelerden kaçınılır.
Yetki ve sorumlulukların açıklanması
Pozisyonun karar verebileceği, onaylayabileceği, kontrol edeceği veya üst yönetime sunacağı konular belirlenir. Görev verilmesine rağmen gerekli yetkinin tanımlanmaması ya da yetkinin sorumlulukla dengelenmemesi önlenir.
Raporlama ve iş ilişkilerinin kurulması
Pozisyonun kime bağlı olduğu, kimlerden bilgi aldığı, kimlere bilgi verdiği ve hangi iç veya dış taraflarla düzenli çalıştığı gösterilir. Böylece iş akışındaki devir, kontrol ve koordinasyon noktaları görünür hâle gelir.
İş gereklerinin belirlenmesi
Görevin yerine getirilebilmesi için gerekli eğitim, deneyim, mesleki bilgi, teknik beceri, yetkinlik, sertifika veya diğer iş gereklilikleri belirlenir. Mevcut çalışanın kişisel özellikleri değil, pozisyonun nesnel ihtiyaçları esas alınır.
Çalışma koşulları ve özel gerekliliklerin tanımlanması
Görevin işyeri, seyahat, vardiya, fiziksel ortam, araç kullanımı, saha çalışması veya benzeri özel koşulları varsa görev tanımına uygun ölçüde yansıtılır.
Görev tanımı belgelerinin hazırlanması
Bütün pozisyonlar için ortak belge formatı kullanılır; pozisyon adı, amaç, bağlılık, görevler, yetkiler, sorumluluklar, iş ilişkileri ve iş gerekleri anlaşılır biçimde bir araya getirilir.
Onay, bildirim ve güncelleme sisteminin kurulması
Görev tanımını hazırlayan, kontrol eden ve onaylayan kişiler belirlenir. Belgelerin çalışanlara açıklanması, özlük dosyasına alınması ve organizasyon değişikliklerinde güncellenmesi için yöntem oluşturulur.
Görev tanımı belgesinde hangi bilgiler bulunur?
Belgenin ayrıntı seviyesi pozisyona göre değişebilir; ancak bütün görev tanımları ortak ve karşılaştırılabilir bir yapıda hazırlanır.
- Pozisyon ve birim adı,
- Pozisyonun temel amacı,
- Bağlı olduğu yönetici ve varsa bağlı pozisyonlar,
- Temel görev ve faaliyetler,
- Yetki ve karar alanları,
- Sorumluluk ve kontrol yükümlülükleri,
- İç ve dış iş ilişkileri,
- Eğitim ve deneyim gerekleri,
- Teknik bilgi, beceri ve yetkinlikler,
- Gerekli sertifika veya özel yeterlilikler,
- Çalışma ortamı ve göreve özgü koşullar,
- Hazırlama, kontrol, onay ve güncelleme bilgileri.
İş Analizi ve Görev Tanımlarının Hazırlanması Hizmeti kimler için uygundur?
- Görev ve sorumlulukların sözlü olarak yürütüldüğü işletmeler,
- Aynı işin birden fazla kişi veya birim tarafından tekrarlandığı kuruluşlar,
- Görevler arasında boşluk, çakışma veya yetki belirsizliği bulunan şirketler,
- Çalışan sayısı ve organizasyon yapısı büyüyen işletmeler,
- Yeni birim veya pozisyonlar oluşturan işverenler,
- Norm kadro analizi ve personel planlaması yapmak isteyen kurumlar,
- Ücret grupları ve kademeleri için görev temelli veri oluşturmak isteyen işletmeler,
- İş sözleşmeleri ile fiilî görevler arasında uyum kurmak isteyen kuruluşlar,
- Personel değişikliklerinde kurumsal hafızayı korumak isteyen şirketler.
İş analizi ve görev tanımı hazırlama süreci nasıl yürütülür?
-
Organizasyon ve pozisyonların belirlenmesi
Birimler, unvanlar, bağlılık ilişkileri ve çalışma kapsamına alınacak pozisyonlar listelenir.
-
İş analizi verilerinin toplanması
Yönetici ve çalışan görüşmeleri, mevcut belgeler, iş akışları ve uygun diğer yöntemlerle pozisyon bilgileri elde edilir.
-
Bilgilerin karşılaştırılması ve analiz edilmesi
Görev çakışmaları, boşluklar, yetki sorunları ve farklı kaynaklardan gelen çelişkili bilgiler değerlendirilir.
-
Görev tanımı taslaklarının hazırlanması
Pozisyon amacı, görevler, yetkiler, sorumluluklar, ilişkiler ve iş gerekleri ortak formatta yazılır.
-
Yönetim onayı ve uygulamaya alma
Taslaklar ilgili yöneticilerle kontrol edilir; nihai belgelerin onay, çalışanlara açıklama, dosyalama ve güncelleme yöntemi oluşturulur.
Görev tanımları hazırlanırken nelere dikkat edilmelidir?
Görev tanımı çalışanın kişisel özelliklerine göre değil, pozisyonun kurumsal ihtiyacına göre hazırlanmalıdır. Mevcut çalışanın geçici olarak yaptığı işler, pozisyonun sürekli göreviymiş gibi doğrudan belgeye aktarılmamalıdır.
Belge ne aşırı genel ne de günlük her hareketi sayacak kadar ayrıntılı olmalıdır. Temel görevleri ve sorumluluk sınırlarını gösterecek açıklıkta hazırlanmalı; değişen iş koşullarına makul ölçüde uyum sağlayabilmelidir.
Görev verilip gerekli yetkinin tanımlanmaması veya birden fazla pozisyona aynı kontrol sorumluluğunun verilmesi uygulamada sorun yaratabilir. Yetki, sorumluluk ve raporlama ilişkileri birlikte değerlendirilmelidir.
Görev tanımları hazırlandıktan sonra dosyada unutulmamalıdır. Organizasyon, iş akışı, kullanılan teknoloji veya pozisyonun kapsamı değiştiğinde belgeler gözden geçirilmelidir.
Görev tanımı performans değerlendirmesi değildir
Görev tanımı pozisyonun ne yapacağını ve hangi sonuçlardan sorumlu olduğunu gösterir. Çalışanın bu görevleri hangi düzeyde yerine getirdiğinin ölçülmesi ayrı bir performans değerlendirme sisteminin konusudur.
İş analizi ve görev tanımları hakkında sık sorulan sorular
İş analizi nedir?
İş analizi; bir pozisyonun amacı, görevleri, yetkileri, sorumlulukları, çalışma ilişkileri, koşulları ve işi yapabilmek için gereken nitelikler hakkında sistemli bilgi toplama ve değerlendirme çalışmasıdır.
Görev tanımı nedir?
Görev tanımı; iş analizi sonucunda pozisyonun amacı, bağlılığı, temel görevleri, yetkileri, sorumlulukları, iş ilişkileri ve iş gereklerini yazılı olarak gösteren kurumsal belgedir.
İş analizi ile görev tanımı aynı şey midir?
Hayır. İş analizi bilgi toplama ve değerlendirme sürecidir. Görev tanımı ise bu süreçte elde edilen bilgilerin uygulanabilir bir pozisyon belgesine dönüştürülmüş sonucudur.
Görev tanımı çalışana mı pozisyona mı hazırlanır?
Görev tanımı esas olarak pozisyona hazırlanır. Mevcut çalışanın deneyimi veya geçici olarak üstlendiği işler, pozisyonun sürekli kurumsal ihtiyacının yerine geçirilmemelidir.
Görev tanımları nasıl hazırlanır?
Yönetici ve çalışan görüşmeleri, mevcut belgeler, iş akışları, soru formları ve gerektiğinde gözlem gibi yöntemlerle bilgiler toplanır; karşılaştırılır ve ortak bir belge formatında yazılır.
Görev tanımında yetkiler de yer almalı mıdır?
Evet. Pozisyona verilen sorumlulukların yerine getirilebilmesi için hangi karar, kontrol, onay veya teklif yetkilerine sahip olduğu açıkça gösterilmelidir.
Görev tanımı iş sözleşmesinin yerine geçer mi?
Hayır. İş sözleşmesi çalışana özgü temel çalışma koşullarını düzenler; görev tanımı ise pozisyonun ayrıntılı görev, yetki ve sorumluluklarını gösterir. İki belge birbirini tamamlamalıdır.
Görev tanımları norm kadro analizinde kullanılabilir mi?
Evet. Görevlerin kapsamı, iş akışındaki yeri ve sorumlulukları; ihtiyaç duyulan pozisyon ve personel sayısının değerlendirilmesinde önemli veri sağlar.
Görev tanımları ücret sistemine nasıl katkı sağlar?
Pozisyonların görev, yetki, sorumluluk ve iş gerekleri karşılaştırılarak benzer değerdeki işler belirlenebilir. Bu bilgiler ücret grupları ve kademeleri için görev temelli dayanak oluşturur.
Görev tanımları ne zaman güncellenmelidir?
Organizasyon, iş akışı, kullanılan teknoloji, görev kapsamı veya raporlama ilişkileri değiştiğinde görev tanımları gözden geçirilmeli ve uygun onay süreciyle güncellenmelidir.