Mevcut Yapının İncelenmesi
Faaliyet yapısını, muhasebe organizasyonunu, kullanılan hesapları, belge akışlarını, yazılımları, raporları ve mevcut kontrol noktalarını inceleriz.
Muhasebe Sisteminin Kurulması
Hizmetlerimiz: Hesap planı Bilgi ve belge akışı Görev ve yetki ayrılığı Kontrol ve mutabakat Stok ve maliyet izleme
Son güncelleme:
Muhasebe sisteminin kurulması; işletmedeki mali nitelikli bilgi ve belgelerin oluştuğu andan kaydedilmesine, kontrol edilmesine, arşivlenmesine ve yönetime raporlanmasına kadar uzanan düzenin bütüncül biçimde yapılandırılmasıdır. Lilyum Danışmanlık olarak hesap planını, belge akışını, görev paylaşımını, kontrol noktalarını, dönem sonu işlemlerini ve yönetim raporlamasını işletmenin faaliyet yapısına göre birlikte kuruyoruz.
Muhasebe düzeninizi işletmenizin gerçek ihtiyaçları üzerinden değerlendirelim
Yeni bir sistem kurulması veya mevcut yapının yeniden düzenlenmesi ihtiyacını; faaliyet konusu, işlem hacmi, organizasyon yapısı, kullanılan yazılımlar ve yönetim raporlama beklentileri üzerinden birlikte belirleyelim.
Bağlı Olduğu Ana Hizmet
Mali Müşavirlik Hizmetleri
Muhasebe sisteminin kurulması; kayıt düzeni, vergi uyumu, iç kontrol, mali raporlama ve yönetim kararlarını aynı yapı içinde ele alan mali müşavirlik hizmetlerimizin özel çalışma alanlarından biridir.
İyi bir muhasebe sistemi, doğru kaydın yanında doğru bilgi ve güçlü kontrol üretir
- Muhasebe sistemi yalnızca muhasebe programından veya hesap planından ibaret değildir.
- Satış, satın alma, tahsilat, ödeme, stok, personel ve sabit kıymet süreçleri muhasebeye doğru ve zamanında bağlanır.
- İşlemi yapan, kontrol eden ve onaylayan kişilerin görevleri mümkün olduğu ölçüde birbirinden ayrılır.
- Yasal kayıt düzeni ile işletme yönetiminin ihtiyaç duyduğu mali bilgi aynı sistem içinde üretilir.
- Kurulan yapı işletmenin faaliyet konusu, büyüklüğü, işlem hacmi ve dijital altyapısına göre ölçeklendirilir.
Temel Yaklaşım
Muhasebe sistemi nedir?
Muhasebe sistemi, işletmenin mali hafızasını oluşturan kayıt düzeni ile bu kayıtların doğruluğunu, zamanlamasını ve kullanılabilirliğini sağlayan organizasyon yapısının bütünüdür.
Bir işletmede satış faturası düzenlenmesi, mal veya hizmet satın alınması, tahsilat yapılması, ödeme emri verilmesi, personel giderinin oluşması, stok hareketi gerçekleşmesi ya da sabit kıymet edinilmesi yalnızca kendi departmanını ilgilendiren bir işlem değildir. Bu hareketlerin her biri muhasebe kayıtlarına, nakit durumuna, vergi yükümlülüklerine, mali tablolara ve yönetim kararlarına etki eder.
Sağlıklı bir muhasebe sistemi; belgenin kim tarafından oluşturulacağını, hangi kontrolden geçeceğini, ne zaman muhasebeye iletileceğini, hangi hesapta izleneceğini, kim tarafından onaylanacağını, nasıl saklanacağını ve hangi rapora dönüşeceğini önceden belirler. Böylece muhasebe, geçmiş işlemleri kaydeden bir arşiv olmaktan çıkar; işletmenin bugünkü durumunu gösteren ve gelecekteki kararlarını destekleyen bir yönetim altyapısına dönüşür.
Düzenli işleyen sistem, sorun ortaya çıkmadan kendisini gösterir
“Şirketin yönetim kurulunda muhasebe birimi gündem olmuyorsa, adeta muhasebenin varlığı hissedilmiyorsa, o şirkette her şey yolundadır.”
İyi kurulan bir muhasebe sistemi görünmez değildir; aksine sonuçlarıyla sürekli görünürdür. Belgeler zamanında ulaşır, sorumluluklar karışmaz, hesap mutabakatları gecikmez, dönem sonu kapanışları kişisel çabaya bağlı kalmaz ve yönetim ihtiyaç duyduğu bilgiye zamanında erişir. Böyle bir düzende muhasebe, sorun üreten bir gündem başlığı olmaktan çıkarak güven veren bir yönetim aracına dönüşür.
İşletme İhtiyacı
Muhasebe sisteminin kurulması neden önemlidir?
İşletmeler büyürken satış kanalları, çalışanlar, banka hesapları, şubeler, depolar, stoklar, tedarikçiler ve ödeme yöntemleri çoğalır. Ancak başlangıçta birkaç kişiyle yürütülen kayıt ve belge düzeni aynı kalırsa mali bilgi dağınıklaşır; kontrol büyük ölçüde kişilerin hafızasına ve kişisel çalışma biçimine bağlı hâle gelir.
Muhasebe sistemi bu dağınıklığı kayıtların sonunda değil, işlemlerin başladığı noktada ele alır. Belge ve bilgi akışının kaynağında düzenlenmesi; eksik belgenin, yanlış sınıflandırmanın, mükerrer ödemenin, geciken tahsilatın, kayıt dışı stok hareketinin ve zamanında fark edilmeyen mutabakat farklarının azaltılmasına yardımcı olur.
Yasal kayıt ile yönetim muhasebesini bir araya getirir
Bir işlemin yasal defterlere kaydedilmiş olması, yönetimin o işlem hakkında ihtiyaç duyduğu bütün bilgiyi aldığı anlamına gelmez. Yönetim; ürün, proje, şube, müşteri, faaliyet veya masraf merkezi bazında kârlılığı ve maliyeti izlemek isteyebilir. Kurulacak hesap ve raporlama yapısı, yasal kayıt düzenini bozmadan bu bilgi ihtiyacını da karşılamalıdır.
Kişilere bağlı işleyişi kurallara bağlı sisteme dönüştürür
Bir personelin izinli olması, görev değiştirmesi veya işten ayrılması muhasebe düzenini durdurmamalıdır. Yazılı iş akışları, görev tanımları, kontrol listeleri, belge teslim takvimleri ve görev devri kuralları sayesinde mali süreçlerin devamlılığı güçlendirilir.
Hedef İşletmeler
Muhasebe sistemi kurulması hizmeti kimler için uygundur?
Hizmet yalnızca büyük şirketlere yönelik değildir. Kurulacak sistemin ayrıntı düzeyi değişmekle birlikte düzenli mali bilgiye ihtiyaç duyan her işletme için uygun bir yapı oluşturulabilir.
Bu hizmete ihtiyaç duyabilecek işletmeler
- Yeni kurulan ve mali altyapısını başlangıçtan itibaren doğru oluşturmak isteyen işletmeler,
- Hızlı büyüyen, işlem ve belge hacmi artan şirketler,
- Muhasebe işlemlerini kendi bünyesinde yürüten veya şirket içi muhasebe birimi kuran işletmeler,
- Şube, mağaza, depo, üretim tesisi veya yeni satış kanalı açan şirketler,
- Stok, maliyet, cari hesap, nakit veya sabit kıymet takibinde güçlük yaşayan işletmeler,
- Muhasebe programını ya da ERP sistemini değiştirmeye hazırlanan şirketler,
- Yönetim raporları geç hazırlanan veya raporlarındaki verilere güvenemeyen işletmeler,
- İş akışları kişilere bağlı olan ve görev çatışması yaşayan muhasebe birimleri,
- Yatırım, yeniden yapılanma, birleşme veya kurumsallaşma sürecindeki şirketler,
- Denetim ve mali incelemelere daha düzenli bir altyapıyla hazırlanmak isteyen işletmeler.
Hizmet Kapsamı
Muhasebe sisteminin kurulması hizmeti neleri kapsar?
Kapsamı hazır bir paket üzerinden değil, işletmenin fiilî işleyişi ve bilgi ihtiyacı üzerinden belirliyoruz.
Hesap Planı ve Kayıt Düzeni
Ana hesapları, yardımcı hesapları, masraf merkezlerini, proje ve faaliyet kırılımlarını yasal düzen ile yönetim ihtiyacını birlikte karşılayacak biçimde yapılandırırız.
Bilgi ve Belge Akışı
Satış, satın alma, tahsilat, ödeme, masraf, avans ve personel belgelerinin oluşmasından muhasebeye ulaşmasına kadar izlenecek akışı belirleriz.
Görev ve Yetki Ayrılığı
İşlemi başlatan, gerçekleştiren, kaydeden, kontrol eden ve onaylayan kişilerin görevlerini uygulanabilir ölçüde birbirinden ayırırız.
Kontrol ve Mutabakat Düzeni
Kasa, banka, müşteri, satıcı, stok, personel, vergi ve sabit kıymet hesaplarına ilişkin kontrol ve mutabakat adımlarını oluştururuz.
Stok ve Maliyet İzleme
Faaliyet yapısına göre stok hareketlerinin, üretim veya hizmet maliyetlerinin ve maliyet dağıtım anahtarlarının izlenmesine yönelik kayıt yapısını kurarız.
Sabit Kıymet Sistemi
Sabit kıymetlerin edinim, sınıflandırma, zimmet, sayım, amortisman, değerleme ve elden çıkarma süreçlerinin kayıtlarla uyumunu sağlayan düzeni oluştururuz.
Dönem Sonu Kapanışları
Aylık, geçici dönem ve yıl sonu kapanışlarının görevlerini, kontrol listelerini, sorumlularını ve tamamlanma takvimini belirleriz.
Yönetim Raporlaması
Yönetimin karar alırken ihtiyaç duyduğu mali raporları, veri kaynaklarını, sorumluları, raporlama sıklığını ve sunum biçimini tanımlarız.
Arşivleme ve Belge Yönetimi
Fiziksel ve dijital belgelerin sınıflandırılması, erişimi, dosyalanması, yedeklenmesi ve ilgili süreçlerle bağlantısını düzenleriz.
Yazılım ve ERP Uyarlaması
Muhasebe veya ERP yazılımının mali ihtiyaçlarını belirler; hesap planı, yetkilendirme, belge akışı ve rapor yapısının sisteme uyarlanmasına danışmanlık ederiz.
Uygulama ve Eğitim
Hazırlanan sistemin çalışanlar tarafından anlaşılması ve uygulanması için görev bazlı açıklamalar, kontrol listeleri ve uygulama desteği sunarız.
Ölçeklenebilir Yapı
Her işletmeye aynı muhasebe sistemi kurulmaz
Başka bir şirkette kullanılan hesap planını, onay düzenini veya rapor biçimini aynen kopyalamak etkili bir muhasebe sistemi kurmak değildir. Üretim yapan bir şirket ile hizmet işletmesinin; tek şubeli işletme ile çok sayıda mağazası bulunan şirketin; proje bazlı çalışan kuruluş ile seri satış yapan e-ticaret işletmesinin bilgi ve kontrol ihtiyacı aynı değildir.
Sistemi tasarlarken işletmenin hukuki yapısını, faaliyet konusunu, işlem hacmini, çalışan sayısını, şube ve depo yapısını, stok hareketlerini, ithalat veya ihracat işlemlerini, kullandığı yazılımları, yönetim raporlama beklentilerini ve büyüme planlarını birlikte değerlendiririz. Böylece gereksiz bürokrasi oluşturmadan mevcut ihtiyacı karşılayan ve gelecekteki büyümeyi taşıyabilen bir düzen kurarız.
Muhasebe programı kurulması ile muhasebe sistemi kurulması aynı şey değildir
Muhasebe programı, kayıt ve raporlama işlemlerini yürütmeye yarayan teknik araçtır. Muhasebe sistemi ise hangi verinin programa kim tarafından, ne zaman, hangi belgeye dayanarak ve hangi kontrolden sonra girileceğini belirleyen daha geniş yapıdır. Yazılım güçlü olsa bile süreçler, sorumluluklar ve kontroller tanımlanmamışsa güvenilir mali bilgi kendiliğinden oluşmaz.
Çalışma Modeli
Muhasebe sistemi kurulum süreci nasıl yürütülür?
Çalışmayı yalnızca rapor hazırlayıp teslim edilen bir inceleme olarak değil, işletmenin günlük hayatında uygulanacak bir dönüşüm süreci olarak yürütürüz.
-
Ön değerlendirme ve kapsam belirleme
İşletmenin faaliyetlerini, organizasyonunu, mevcut sorunlarını, kullanılan sistemleri ve yönetimin beklentilerini değerlendirerek çalışmanın kapsamını belirleriz.
-
Mevcut durum analizi
Belge örneklerini, hesap planını, iş akışlarını, görev dağılımını, raporları, yazılım kullanımını ve kontrol uygulamalarını inceler; kopuklukları ve geliştirme alanlarını tespit ederiz.
-
Sistem tasarımı
Hesap yapısını, belge akışlarını, sorumlulukları, onay kademelerini, kontrolleri, kapanış takvimini ve yönetim raporlarını birbiriyle uyumlu biçimde tasarlarız.
-
Dokümantasyon ve uyarlama
İş akışlarını, görevleri, kontrol listelerini ve rapor şablonlarını yazılı hâle getirir; belirlenen yapının kullanılan muhasebe programına veya ERP sistemine uyarlanmasına destek oluruz.
-
Uygulama, eğitim ve izleme
İlgili çalışanlara yeni düzeni açıklar, uygulamada ortaya çıkan sorunları değerlendirir ve ihtiyaç duyulan düzeltmelerle sistemin işler hâle gelmesini destekleriz.
Somut Çıktılar
Çalışma sonunda hangi çıktılar oluşturulabilir?
Teslim edilecek dokümanlar ve uygulamalar işletmenin ihtiyacına göre belirlenir; her çalışmada aynı çıktı setinin hazırlanması zorunlu değildir.
İhtiyaca göre hazırlanabilecek başlıca çıktılar
- İşletmeye uyarlanmış hesap planı ve yardımcı hesap yapısı,
- Masraf merkezi, proje, şube veya faaliyet bazlı izleme düzeni,
- Muhasebe bilgi ve belge akış şemaları,
- Görev, yetki, sorumluluk ve onay matrisi,
- Kasa, banka, cari hesap, stok ve sabit kıymet kontrol listeleri,
- Belge teslim, kayıt, mutabakat ve dönem sonu kapanış takvimi,
- Yönetim raporu içerikleri ve örnek rapor şablonları,
- Fiziksel ve dijital arşivleme düzeni,
- Muhasebe birimi ile diğer departmanlar arasındaki görev paylaşımı,
- Şirket içi muhasebe birimi ile dış mali müşavir arasındaki iş bölümü,
- Uygulama, eğitim ve izleme planı.
Başarı Ölçütleri
Kurulan sistemin kâğıt üzerinde kalmaması için nelere dikkat edilmelidir?
En ayrıntılı prosedür bile işletmenin günlük işleyişiyle uyuşmuyorsa uygulanmaz. Bu nedenle kontrol ile hız, ayrıntı ile kullanılabilirlik ve yetki ile sorumluluk arasında dengeli bir yapı kurulmalıdır.
- Görevler açık olmalı; aynı iş için birden fazla belirsiz sorumlu tanımlanmamalıdır.
- Kontrol noktaları işlemi gereksiz yere yavaşlatmadan önemli risklere odaklanmalıdır.
- Belge ve veri yalnız muhasebe biriminde değil, işlemi başlatan departmanda doğru üretilmelidir.
- Raporlar hazırlanabildiği için değil, yönetimin karar ihtiyacını karşıladığı için üretilmelidir.
- Yetkilendirme yapısı kullanılan yazılımlardaki kullanıcı haklarıyla uyumlu olmalıdır.
- Sistem çalışanlara açıklanmalı, uygulama sonuçları izlenmeli ve işletme değiştikçe güncellenmelidir.
Merak Edilenler
Muhasebe sisteminin kurulması hakkında sık sorulan sorular
Muhasebe sisteminin kurulması nedir?
Muhasebe sisteminin kurulması; işletmenin hesap ve kayıt düzeninin, belge akışlarının, görev ve yetkilerinin, kontrol noktalarının, dönem sonu işlemlerinin, arşiv yapısının ve yönetim raporlarının birbiriyle uyumlu biçimde yapılandırılmasıdır.
Muhasebe programı kurulması ile muhasebe sistemi kurulması aynı mıdır?
Hayır. Muhasebe programı kayıtların işlendiği teknik araçtır. Muhasebe sistemi ise hangi bilginin, kim tarafından, ne zaman, hangi belgeye dayanarak, hangi hesaba ve hangi kontrolden sonra kaydedileceğini belirleyen daha geniş bir yapıdır.
Mevcut muhasebe sistemi yeniden yapılandırılabilir mi?
Evet. Mevcut hesap planı, belge akışı, görev dağılımı, kontrol düzeni, yazılım kullanımı ve raporlama sistemi incelenerek güçlü yönler korunabilir; eksik veya işlemeyen alanlar yeniden yapılandırılabilir.
Küçük işletmeler de muhasebe sistemi kurulması hizmeti alabilir mi?
Evet. Sistemin ayrıntı düzeyi işletmenin büyüklüğüne göre değişir. Küçük işletmelerde sade bir belge, kayıt, ödeme, tahsilat ve kontrol düzeni kurulurken daha büyük yapılarda görev ayrılığı, yetki matrisi, ERP uyarlaması ve ayrıntılı yönetim raporlaması ele alınabilir.
Hesap planı işletmeye göre değiştirilebilir mi?
Yasal hesap planının ana yapısı korunarak yardımcı hesaplar, masraf merkezleri, proje, şube, ürün, müşteri ve faaliyet kırılımları işletmenin bilgi ihtiyacına göre düzenlenebilir.
Muhasebe sistemi kurulurken ERP yazılımı da seçilir mi?
İşletmenin mali süreç ve raporlama ihtiyaçları belirlenerek yazılım değerlendirmesine mali açıdan katkı sağlanabilir. Teknik yazılım seçimi ve kurulumu ayrı uzmanlık gerektirebilir; hizmet kapsamı başlangıç görüşmesinde netleştirilir.
Kurulum çalışmasının sonunda hangi belgeler hazırlanır?
İhtiyaca göre hesap planı, iş akış şemaları, görev ve yetki matrisi, kontrol listeleri, belge teslim ve kapanış takvimi, mutabakat düzeni, rapor şablonları ve uygulama planı hazırlanabilir.
Muhasebe sistemi kurulduktan sonra eğitim verilir mi?
Çalışmanın kapsamına göre ilgili personele yeni hesap, belge, kontrol, onay ve raporlama düzeni açıklanabilir; uygulama sırasında ortaya çıkan ihtiyaçlar değerlendirilerek sisteme yönelik destek sağlanabilir.
Muhasebe sistemi kurulması ne kadar sürer?
Süre; işletmenin büyüklüğüne, işlem hacmine, şube ve departman sayısına, mevcut kayıt düzenine, kullanılacak yazılımlara ve hazırlanacak dokümanların kapsamına göre değişir. Çalışma takvimi mevcut durum incelendikten sonra belirlenir.
Ankara dışındaki işletmelere hizmet veriliyor mu?
Evet. Lilyum Danışmanlık Ankara merkezlidir ve hizmetin niteliğine göre Türkiye genelindeki işletmelerle çevrim içi toplantı, güvenli belge paylaşımı ve gerektiğinde yerinde çalışma yöntemlerini birlikte kullanabilir.